Google Workspace съдържа някои от най-добрите приложения за производителност в света. Вероятно вече сте научили някои съвети за спестяване на време, които да ви помогнат да извлечете повече стойност от този офис софтуер. И все пак повечето потребители не осъзнават, че Google Sheets, Docs, Gmail и Forms поддържат почти неограничена автоматизация на работния процес. Това може да бъде особено ценно за малкия и средния бизнес, които прекарват значително време в работа чрез рутинни задачи като маршрутизиране на поръчки и оценка на формуляри за заявки.
В това ръководство ще обясним как работи автоматизацията на работния процес в Google Workspace и ще подчертаем някои добавки, които можете да използвате, за да увеличите мощността на този офис пакет за вашия бизнес.
Какво представляват работните процеси в Google Workspace?
Преобразуването на сурови данни във форма, която вашият бизнес може да използва, отнема време. Ако получите заявка за контакт от формуляр, може да се наложи да бъде преобразуван във формат, който може да бъде прочетен от вашия CRM софтуер. Ако получите заявка за поръчка, може да се наложи да я разделите и да изпратите различни подробности на различни хора във вашата организация.
За щастие, Google Workspace дава възможност за автоматизиране на тези трансформации с работни потоци на документи. Тези работни потоци ви позволяват да посочите последователността от стъпки, през които трябва да преминат данните и след това да извърши този процес вместо вас. Като цяло работните потоци на документите са силно адаптивни, така че лесно можете да съобразите процеса на автоматизация с вашите бизнес нужди.
Можете да създавате автоматизирани работни потоци на документи в повечето приложения на Google Workspace, включително Google Docs, Sheets, Gmail и Forms.
Как да автоматизирате работния процес на документи: Apps Script срещу добавки
В зависимост от това колко сложен автоматизиран работен процес трябва да създадете, има два различни маршрута, по които можете да преминете.
Най-лесният начин за генериране на работни потоци е да се използва добавка, създадена за целта. В уеб магазина на Google има стотици добавки за автоматизация. Някои от тях са безплатни, но много от тях изискват еднократно плащане или месечен абонамент. Ако изберете платен продукт, проверете дали компанията, която го прави, предлага поддръжка на клиенти, в случай че се сблъскате с някакви проблеми.
Ако искате да създадете напълно персонализирани автоматизации безплатно, можете да използвате Apps Script. Това е среда за разработчици, създадена от Google, за да позволи на всеки да създава добавки за приложенията на Google Workspace. Всъщност почти всички добавки за платена автоматизация, които ще намерите в уеб магазина на Google, са създадени с помощта на Apps Script. Въпреки че има много ресурси, които да ви помогнат да започнете с кодирането в Apps Script, настройването дори на проста автоматизация чрез код може да отнеме много време.
Как да получите достъп до добавките за автоматизация
Ако искате да разглеждате добавки за Google Sheets, Docs, Gmail или Forms, можете да ги намерите в уеб магазина на Google. Най-лесният начин за достъп до уеб магазина е да намерите менюто Добавки в някое от тези приложения и след това да щракнете върху Получаване на добавки. Това ще отвори прозорец, който вече е филтриран, за да ви покаже само добавки, които работят с приложението Google Workspace, което използвате в момента.
Можете да инсталирате всяка добавка от уеб магазина, просто като щракнете върху бутона Инсталиране. Имайте предвид, че платените добавки може да изискват да закупите абонамент, преди да можете да започнете да ги използвате.
Какво можете да направите с работните потоци на документи?
За да ви дадем представа за типовете задачи, които можете да изпълните с автоматизирани работни потоци на документи, нека разгледаме някои примери. Ще използваме приложения от уеб магазина на Google, но имайте предвид, че можете да създадете много от тези работни процеси безплатно чрез Apps Script.
Твърде често бизнес данните се разпределят в множество електронни таблици. Може би имате подробни данни за продажбите от различни отдели, записани в различни листове. Или може да имате информация за клиента от различни формуляри за въвеждане, запазена в отделни документи.
С автоматизацията на работния процес можете лесно да комбинирате данни от множество електронни таблици в една основна таблица. Харесва ни да използваме SheetGo (започва от $ 12 на потребител на месец) за това, тъй като улеснява свързването на множество файлове на Google Sheets. Дори по-добре, SheetGo може също да обработва Excel и CSV файлове и автоматично да доставя данни от тези документи в основна електронна таблица на Google Sheets.
Това, което е особено приятно за тази добавка за автоматизация, е, че се актуализира автоматично. SheetGo ще проверява разпределените електронни таблици за нови данни толкова често, колкото искате и ще проследява промените в основния документ, като използва функцията за история на редактиране в Google Sheets.
Одобренията за заявки за отпуск, отчети и други вътрешни процеси са неразделна част от гладкото протичане на повечето бизнеси. С добавки като Form Workflow Plus (започва от $ 300 на година) можете лесно да свързвате Google Forms с Sheets, за да проследявате и управлявате заявките за одобрение.
С тази добавка мениджърът просто трябва да създаде формуляр за заявка в Google Forms. Този формуляр се насочва към определени одобряващи лица, когато се попълни и всички данни се въведат в електронна таблица. Листът проследява къде заявката е в процес на одобрение, заедно с решенията и коментарите на отделните одобряващи.
Form Workflow Plus поддържа маршрутизиране на многоетапно одобрение, така че може да бъде полезно за по-сложни работни процеси като маршрутизиране на поръчки.
Въпреки че има много инструменти за имейл маркетинг, можете да създадете изненадващо пълнофункционални имейл кампании в Gmail, като използвате добавка като Yet Another Mail Merge (безплатна за използване).
С това приложение въвеждате имейл адресите на всички, които искате да изпратите по имейл в електронна таблица Таблици. След това можете да напишете съобщението си в Gmail и да добавите персонализация, като използвате вградения код на приложението.
Когато сте готови да изпратите, върнете се в Таблици и Още едно обединяване на поща ще достави имейла ви до всички в списъка ви. Можете да проследявате отваряне на имейли, кликвания и отговори направо от вашата електронна таблица.
Най-добрата част за този инструмент е, че можете да създавате неограничен брой електронни таблици за различни кампании. Освен това, тъй като използвате Таблици, е лесно да извлечете информация за контакт, за да изградите маркетинговата си кампания от CRM, Google Формуляри или съществуващи електронни таблици.
Електронните таблици могат да бъдат изненадващо ефективни за определяне на проектни задачи и основни етапи. Освен това, като използвате добавка като ProjectSheet, можете да автоматизирате проследяването на напредъка във вашата електронна таблица.
Тази удобна безплатна добавка автоматично изчислява броя на задачите на етап и проследява дали всяка задача е определена като завършена, в процес на изпълнение или не е стартирана. Въз основа на това той ще покаже процент на завършеност за всеки етап от проекта.
Освен това ProjectSheet може да ви помогне да определите кога даден проект изостава от графика. Добавката автоматично ще маркира лента за напредъка за всеки етап, зелен, жълт или червен, в зависимост от това дали подзадачите са включени, близо или след зададените им срокове.
Създаването на приложение за смартфон за вашия бизнес обикновено е трудоемък и скъп процес, който изисква наемане на специализирани разработчици на софтуер. Но с автоматизацията на работния процес можете да създадете основно мобилно приложение точно от Google Sheets.
За това ще се обърнем към добавката AppSheet (започва от $ 5 на потребител на месец). С това приложение просто добавяте данни към електронна таблица на Таблици. Данните могат да бъдат всякакви, от инвентара на магазина за създаване на мобилен онлайн магазин или информацията за контакт на служителите за създаване на вътрешна директория.
Свържете електронната си таблица с AppSheet и след това редактирайте свойствата на колоните с данни, ако е необходимо. Можете да подгрупирате данни и да добавяте персонализирани изрази за задачи като управление на запасите. Когато сте готови, можете да избирате от различни предварително зададени шаблони за показване, за да решите как данните ви ще се показват в новото ви приложение.
Най-добрата част от всичко това е, че тя се интегрира безпроблемно с другите ви автоматизирани работни потоци в Google Workspace. Можете да конфигурирате AppSheet да задейства автоматични имейли въз основа на задействания в приложението или да добавя данни, които потребителите въвеждат в друга електронна таблица Sheets. В допълнение, AppSheet може да изпраща автоматизирани отчети, които лесно можете да импортирате в Таблици.
Обобщение
Автоматизирането на работните потоци на документи в Google Google Workspace може да спести време и пари на вашата компания, както и да отключи мощни нови функции. Въпреки че е възможно да създадете свои собствени автоматизирани работни потоци с помощта на Apps Script, ще намерите много безплатни и платени добавки, които поддържат автоматизация в уеб магазина на Google. Опитайте някои от тези включени добавки днес, за да видите как автоматизацията на работния процес може да помогне на всеки бизнес процес да работи по-гладко.
- Представихме най-добрия софтуер за управление на документи.