eFileCabinet е просто една от най-добрите софтуерни платформи за управление на документи наоколо. eFileCabinet предлага подробен контрол върху сигурността, споделянето на файлове, създаването на версии и др. Функциите на AI ви помагат автоматично да категоризирате вашите файлове, а оптичното разпознаване на символи ви позволява да търсите всички данни в сканираните файлове. Единственият недостатък на eFileCabinet е, че може да бъде скъп, особено ако имате много потребители или се нуждаете от добавки за интеграция.
В нашия преглед на eFileCabinet ще ви помогнем да решите дали тази платформа за управление на документи е подходяща за вашия бизнес.
- Най-добрият софтуер за управление на документи
Планове и ценообразуване
eFileCabinet предлага три възможности за ценообразуване. Планът Advantage струва $ 55 на потребител на месец, ако се таксува годишно и включва 1 TB място за съхранение, заедно с всички основни функции на eFileCabinet. Вие обаче сте ограничени в добавките, които можете да закупите, така че eFileCabinet не е много разширяем с плана Advantage.
Бизнес планът струва $ 99 на потребител на месец, ако се таксува годишно, и включва 5 TB място за съхранение за вашия бизнес. Този план включва успоредни визуализации на документи и интеграции с Microsoft OneDrive и Google Drive. Той също така ви позволява да закупите добавки за интеграция на Salesforce, единичен вход, автоматизирани работни процеси и интеграция на имейли.
Неограниченият план струва $ 199 на потребител на месец, таксуван годишно. Този план включва всички добавки на eFileCabinet плюс неограничено съхранение на документи.
Характеристика
eFileCabinet е пълен с функции, които помагат на служителите да споделят файлове, да управляват документи и да рационализират работните процеси.
Едно от най-добрите неща за eFileCabinet е колко лесно прави споделянето на файлове. С този софтуер можете незабавно да споделяте файлове с всеки, във или извън вашата организация. Няма ограничение за броя на гост потребителите, които можете да работите по документи във вашия акаунт, независимо от вашия план. Освен това имате контрол върху разрешенията за редактиране и можете да изберете да получавате известия за изтегляне на споделен файл.
Забележително е, че eFileCabinet ви позволява също да поискате файлове от други потребители или гости. Когато правите заявка за файл, можете да създадете множество полета за документи и да решите дали са задължителни или незадължителни. Можете също така да зададете предварително местоположението за качване на файлове, така че те да се качват автоматично в папката, където им е мястото.
Един от начините, по които eFileCabinet помага да поддържате бизнеса си организиран, е с шаблони за папки. С шаблоните на папки можете да създавате стандартизирани директории с предварително именувани папки. Например можете да изградите шаблон, в който родителска папка съдържа 12 поддиректории, всяка с име на отделен месец.
Предимството на тази система е, че всеки файл, който създавате или получавате, има дом. Освен това е лесно да се стандартизират структурите на папките за всички ваши служители във вашия бизнес. Това улеснява споделянето и намирането на файлове и елиминира потенциалното объркване, идващо от всеки служител, създаващ собствена система за картотекиране.
Потребителите на Business и Unlimited имат достъп до автоматизирани работни потоци на документи, което е мощен начин за рационализиране на вашия бизнес. Едно приложение, което eFileCabinet подчертава, е автоматично да именува и подава входящ документ въз основа на наличието на определени ключови думи в самия документ. Можете също така да използвате работни потоци, за да разделите полетата на формуляра в подкатегории за търсене, което прави търсенето на вашите документи още по-мощно.
Интерфейс и в употреба
Уеб платформата на eFileCabinet обикновено е много лесна за навигация, с дизайн от три панела, който ви позволява да видите цялата си директория на папката, файловете в избраната папка и визуализация на отделен файл. Има и лента за търсене за бързо търсене на документи и панел за предпочитани за лесен достъп до най-използваните папки.
Заслужава обаче да се отбележи, че не можете да редактирате документи в eFileCabinet. Това е малко разочароващо, особено когато просто трябва да направите прости промени в документ или форма на Word. Въпреки това можете да запазите неограничени версии на файлове, което е хубаво за работа по проекти с много ревизии.
eFileCabinet предлага и мобилни приложения за iOS и Android. Едно забележително нещо при мобилните приложения е, че те ви позволяват да правите снимки на всеки хартиен документ и незабавно да ги качвате в облака eFileCabinet.
поддържа
eFileCabinet предлага поддръжка по телефона, имейл и чат на живо от 7:00 до 18:00 часа планинско време, от понеделник до петък. Можете да закупите денонощна поддръжка по телефона като допълнителна добавка (цена само по цена). eFileCabinet разполага и с онлайн база от знания, която включва много подробни ръководства за повечето ключови функции на софтуера.
Сигурност
eFileCabinet хоства вашите документи в облака и се отнася сериозно към сигурността. Всички файлове са криптирани в покой и връзката ви с облака е криптирана със SSL. Двуфакторното удостоверяване по време на влизане също е стандартна функция.
Освен това администраторите имат значителен контрол върху софтуера. Можете да зададете изисквания за сложност на паролата, да се включите в списъка с разрешени IP адреси или да ограничите времето за влизане. Администраторите също имат достъп до пълните дневници на активността за всички потребители.
Единствената функция за сигурност, която пропуснахме, беше възможността да задаваме ограничения за изтегляне на споделени файлове. eFileCabinet предлага и бърз достъп до URL връзки към документи, които, макар и удобни, не са много сигурни.
Състезанието
Има много неща за харесване в eFileCabinet. Но ако няма функциите или интеграциите, от които се нуждае вашият бизнес, помислете за Dokmee или DocuWare. Dokmee е предназначен за корпоративен бизнес, а автоматизацията на работния процес е стандартна. DocuWare предлага допълнителни мобилни инструменти и функции за съответствие, както и огромните 500 възможности за интеграция. И двете платформи предлагат ценообразуване само по оферти, но се очаква те да бъдат по-скъпи от eFileCabinet за среден бизнес.
Окончателна присъда
eFileCabinet е мощен софтуер за управление на документи с много добри функции за малкия и средния бизнес. Платформата улеснява стандартизирането на организацията на файлове във вашия бизнес и автоматичното организиране на файлове, използвайки работни процеси, базирани на AI. Той също така има стабилна поддръжка за споделяне на файлове и управление. Въпреки че eFileCabinet е скъп, степента, до която може да рационализира вашия бизнес, може да си струва разходите.
- Нашето ръководство за най-добрия софтуер за управление на документи
