Регистрирайте се за G Suite за вашия бизнес и вероятно ще използвате широко Документи (текстообработка), Таблици (електронни таблици), Презентации (презентации) и другите уеб приложения, които Google предлага. Тук ще разгледаме как се вписват в G Suite и колко полезни ще бъдат за вас и вашите колеги.
Онлайн приложенията не се различават от версиите, които може да сте използвали с личния си акаунт в Google: те работят гладко и надеждно в браузъра и са особено умели да позволят на множество потребители да работят върху един и същ файл. Те не предлагат същите функции на захранването или усъвършенствани контроли като еквивалентите на настолни компютри от Microsoft, но за много собственици и служители на малък бизнес те ще бъдат повече от достатъчни.
- Можете да се регистрирате за G Suite тук
Google Docs за G Suite: интерфейс
Документите, таблиците, слайдовете и другите офис приложения, налични в G Suite, следват познатите принципи на Материалния дизайн, заложени от Google: много празно пространство, ясни и заоблени елементи на страницата и смели цветове. Всичко е лесно за навигация и работа - буквално можете да създавате документи или електронни таблици за минути, а допълнителни елементи като коментари и анотации са интелигентно подредени.
Съвсем наскоро Google добави същия десен страничен панел към Google Документи, който сега се появява Gmail - с Google Calendar, Google Keep и Google Tasks, той позволява по-удобен достъп до други части на G Suite. Прескачането между различни приложения също е лесно, обработва се чрез икони и менюта в горния ляв ъгъл и тъй като всичко работи в мрежата, можете лесно да отворите множество документи в множество раздели.
Мобилните приложения за Android и iOS за всички инструменти в G Suite също са много полирани и лесни за използване (макар и очевидно не толкова ясни, колкото с мишката и клавиатурата). Отне известно време, докато Google приведе тези мобилни приложения до нулата и включва прилично ниво на гъвкавост при редактиране, но те вече са достатъчно добри, за да бъдат жизнеспособни за използване в движение за извършване на сериозна работа.
Google Docs за G Suite: приложения и функции
Освен ако вашият бизнес не разчита на сложни електронни таблици или бази данни, Google Docs може да разполага с всичко необходимо. Приложението за електронни таблици Sheets например поддържа стотици разширени функции, сложни инструменти като обобщени таблици, разнообразие от вградени стилове на диаграми, филтри за данни за редове и колони и множество добавки и приставки, някои от които могат свържете други услуги като BigQuery.
За текстообработка Google Docs може да вгражда снимки и връзки, да форматира текста ви по множество различни начини, да импортира и експортира файлове с помощта на файловия тип Microsoft Word, да превежда документи и много други. Инструменти като Документи и Слайдове не ви дават подробен, подробен контрол върху оформленията, който получавате с Word и PowerPoint, но те включват всички основни и след това някои.
Където Документи, Таблици и Слайдове наистина превъзхождат са във функциите за сътрудничество, което вероятно ще бъде от решаващо значение за много съвременни бизнеси. Google отне известно време, за да разбере как да даде възможност на множество потребители да редактират документ (или електронна таблица или презентация) едновременно, но сега работи перфектно - всяко редактиране е хитро обозначено, така че можете да видите кой е отговорен за какво и вече не е нужно да се притеснявате за запазване на документи или за отключване, за да работят други хора. Добре дошли в бъдещето.
Други функции, като коментиране и ревизии, са свидетелство за това докъде е стигнал пакетът от инструменти на Google Docs през последните години. Като потребител на G Suite можете да връщате файлове без ограничение - до момента, в който са създадени, ако искате. Коментарите са интуитивни и лесни за проследяване и ако не са достатъчни за вашия екип, вместо това можете да превключите към вграден прозорец за чат.
Споделянето на файлове с други хора отнема само няколко кликвания и вие получавате пълен контрол над това кой може да преглежда и кой може да редактира създадените от вас файлове. Всички тези функции работят в Документи, Таблици и Слайдове и както бихте очаквали и трите приложения работят добре заедно (така че можете да копирате диаграма от електронна таблица и да я поставите в документ, например).
Освен това има и набор от инструменти на Google Docs. Има Google Forms, който е по-усъвършенстван и способен, отколкото може да предполага основният му интерфейс - всъщност можете да сглобите някои доста сложни формуляри онлайн, формуляри, които са лесни за споделяне чрез персонализируеми URL адреси и които автоматично ще изпращат отговорите в електронна таблица за вас .
Получавате множество различни видове вход, от които можете да избирате, обхващащи множество варианти, квадратчета за отметка, дати и т.н. Опциите за оформление на формуляра ви са относително ограничени, но все пак можете да маркирате и персонализирате формулярите си с определено количество цвят и изображения, ако е необходимо. Ако имате нужда от отговори от клиенти в мрежата, може да можете да използвате формуляри, без да плащате за отделно решение.
След това има приложението за водене на бележки Google Keep - то се придържа към основите, но дава на потребителите достъп до различни записи, изображения и връзки на множество устройства. Всичко е лесно и минимално, но тук има някои полезни функции, които работят добре: опции за сътрудничество с други потребители върху бележки, превръщане на бележките в напомняне и маркиране на бележки с персонализирани етикети, както и цветове.
Google Docs за G Suite: ценообразуване и присъда
G Suite се предлага в три различни плана за избор: Basic ($ 5 / £ 3,30 на потребител на месец), Business ($ 10 / £ 6,60 на потребител на месец) и Enterprise ($ 25 / £ 20 на потребител на месец). Разликите включват количеството съхранение на файлове на потребител и различни разширени администраторски контроли - ценообразуването всъщност не засяга Документи, Таблици и Слайдове.
Има области, в които Google Docs и другите приложения на G Suite не могат да се конкурират с Microsoft Office: уеб приложенията просто не могат да съответстват на сложността на настолните програми, така че Excel има по-усъвършенствани изчисления и визуализации например и може да се задълбочи с неговото пресичане на номера (има повече функции, повече формули и повече типове диаграми). В PowerPoint има повече анимации и преходи от Google Slides и по-голям брой шаблони за всички приложения, налични в Microsoft Office в сравнение с G Suite.
Ако можете да се справите с тези недостатъци, G Suite има много предимства - хлъзгави онлайн приложения, които винаги се актуализират и поддържат архивите ви постоянно архивирани, и инструменти за сътрудничество, които мечтаете да използвате. Чувства се като бъдещето на софтуера, което може би е причината Microsoft да предлага своите програми на Office и в браузъра.
- Също така подчертахме най-добрите алтернативи на Microsoft Office