Повечето фирми и лица, които създават и си сътрудничат онлайн, използвайки документи, електронни таблици и презентации, ще бъдат запознати с Microsoft Office, но много хора все още не са наясно с многобройните функции за спестяване на време, вградени в този мощен офис пакет.
В тази статия ще разгледаме 18 съвета за спестяване на време, за да помогнете на вас и вашите служители да извлечете максимума от пакета Microsoft Office, независимо дали използвате Microsoft 365 или Microsoft Office 2022-2023. Вашите документи, електронни таблици и презентациите ще изглеждат страхотно и ще ги свършите за половината от времето.
Използвани правилно, тези скрити функции могат значително да повишат производителността на служителите, да ви помогнат да спестите време и пари и да им осигурите по-приятен опит в работата.
Ако търсите по-евтин начин за създаване на богати документи, мощни електронни таблици и увлекателни презентации, разгледайте нашия списък с безплатен офис софтуер.
Как да се възползвате максимално от Microsoft Office: Подготовка
Новите функции се добавят към Microsoft Office през цялото време, така че се уверете, че имате най-актуалната версия на софтуера. Ако имате абонамент за Microsoft 365, можете да актуализирате приложенията си от приложението Microsoft Autoupdate или просто да им позволите да се актуализират автоматично. В противен случай, ако сте закупили самостоятелна версия на Microsoft Office, просто имайте предвид, че може да се наложи да надстроите, за да получите достъп до някои от функциите, изброени по-долу.
Съвет 1: Автоматично запазване на промените с OneDrive
OneDrive е услугата за съхранение в облак на Microsoft Office и е достъпна независимо дали имате абонамент за Microsoft 365 или не. OneDrive не само ще ви позволи достъп до всичките ви файлове навсякъде и по всяко време, но също така можете да свържете OneDrive към вашия софтуер на Microsoft Office, за да се възползвате от функцията за автоматично запаметяване.
Когато е активирана, промените се актуализират в облака в реално време. Освен това OneDrive съхранява множество версии на вашите документи, така че можете лесно да сравнявате и да се връщате към предишна версия, ако е необходимо. Всеки, който някога е загубил час на работа заради компютърна грешка или прекъсване на електрозахранването, ще знае каква е спестяването на време на тази функция. За да намерите по-стари версии в Microsoft 365, щракнете върху Файл> Информация> История на версиите.
Съвет 2: Научете преки пътища за целия пакет
Едно от най-големите предимства на Microsoft Office е колко последователно е потребителското изживяване в различните приложения. Това означава, че повечето клавишни комбинации работят по същия начин в Word, Excel и PowerPoint. Изучаването на тези команди може значително да ускори производителността. Ctrl + S (⌘S) за запазване, Ctrl + P (⌘P) за печат и още по-неясни команди като Ctrl + D (⌘D) за диалоговия шрифт работят в пакета.
Страхотен съвет за производителност е да предоставите списък с често срещани преки пътища на служителите, които могат да го направят при необходимост, докато стане второ естество.
Съвет 3: Използвайте функцията Кажи ми (Word)
Функцията Кажи ми (какво искате да направите) беше добавена към Microsoft Office 2016, но след като научите как да я използвате, това е божи дар. Искате ли да промените стила? Въведете „Стил“. Да изрежете снимка? Въведете „Подрязване“. Поставете таблица, добавете коментар, променете оформлението, актуализирайте дизайна, прочетете текста на глас - почти всяка функция на Office може да бъде достъпна бързо и лесно чрез това меню - докато интелигентните предложения улесняват намирането на това, което търсите, като въведете само една или две думи.
Въпреки това, Microsoft 365 непрекъснато актуализира набора си от функции и това може да не присъства в по-новите версии.
Съвет 4: Споделяйте документи бързо с бутона Споделяне
Бутонът за споделяне се намира в горния десен ъгъл на приложението и може да се използва за бързо споделяне на документ чрез OneDrive, имейл, AirDrop (само за Mac) и други услуги на трети страни. Вместо да отворите вашия имейл клиент, да търсите файл („Къде го запазих отново?“), Просто кликнете върху бутона Споделяне и изберете вашите получатели.
Съвет 5: Намерете и заменете
Ако трябва да промените дума или група думи в цял документ, можете да го направите бързо с функцията Търсене и замяна. Просто натиснете Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) и ще се появи диалоговият прозорец Find & Replace. Въведете текста, който искате да промените, в полето Намери, заместващото в полето Замяна и натиснете бутона Замяна. Office ще претърси документа и ще направи промени, ако е необходимо.
Можете също така да замените с нищо (оставете полето Замяна празно), за да изтриете множество копия на дума.
Съвет 6: Разширено намиране и замяна
В този мощен инструмент има нещо повече, отколкото изглежда на пръв поглед. Като щракнете върху бутона в долния ляв ъгъл на диалога, можете да осъществите достъп до разширени функции, за да промените незабавно стила на шрифта, настройките на абзаца и други, на който и да е текст.
Например можете да намерите всички смело текст и направете шрифта червен, или изберете целия текст на определен език и го направете курсив. Използвайте това по всяко време, за да направите широки промени в конкретни стилове на текст.
Съвет 7: Променете и използвайте стилове за страхотно изглеждащи документи
Изненадващо е колко хора ежедневно използват Microsoft Office, но все още не се възползват от Styles, за да рационализират документите си и да ускорят писането. Стиловете могат да бъдат намерени в раздела Начало и ви позволяват да прилагате предварително проектирани настройки на шрифта в движение. Можете също така да модифицирате тези стилове, за да отговарят на вашите нужди и документ. Стиловете се актуализират автоматично и когато променяте теми, което улеснява бързото модифициране на външния вид на целия документ.
Съвет 8: Копирайте и поставете множество елементи с Spike
Тези удобни функции ви позволяват да копирате множество елементи и да ги поставяте наведнъж. Просто изберете първия блок текст, натиснете Ctrl + F3 или ⌘F3 и след това преминете към следващия. Всеки път, когато натиснете Ctrl или Command + F3, текстът ще се съхранява и т.н. Когато сте готови да поставите всичко, въведете Ctrl + Shift + F3 или ⌘⇧F3. Можете също да напишете „spike“ (с малки букви) и да натиснете Enter и запазеният текст ще остане в паметта, за да се използва друг път.
Съвет 9: Копиране и поставяне на форматиране
Бързо рационализирайте форматирането в текстови блокове, като натиснете Ctrl + Shift + C (⌘⇧C), за да копирате форматирането (стил на шрифта и абзаца, цветове, подравняване и др.) И Ctrl + Shift + V (⌘⇧V), за да поставите форматиране върху избран текст.
Съвет 10: Персонализирайте панделките на Office
Ако често откривате, че търсите определени функции в менюта или разширители, не се колебайте да ги добавите отпред и в центъра на вашата лента. Можете да направите това в Предпочитания> Лента и лента с инструменти или като отидете на Файл> Опции> Персонализиране на лентата. Може да се изненадате от огромния набор от функции, които можете да добавите към лентата си за бърз достъп. Можете също така да скриете лентата, за да имате повече място, като щракнете веднъж върху който и да е раздел е отворен, отидете на Преглед> Лента или въведете Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Съвет 11: Щракнете три пъти, за да изберете абзац
Повечето хора знаят, че можете да щракнете двукратно върху дума, за да я изберете. Можете също да щракнете три пъти върху дума, за да изберете целия абзац, което е много удобно за придвижване около големи парчета текст при редактиране.
Съвет 12: Настройте автоматичното коригиране, за да ви подбира
Често срещано оплакване е, че Microsoft Office променя текста, докато пишете, дори ако сте сигурни в това, което имате предвид. Можете да регулирате тези настройки в Инструменти> Опции за автоматично коригиране. Можете да извадите всичко, което ви притеснява, или да добавите с думи, които често грешно пишете. Можете дори да добавяте символи, като например да замените (c) с ©.
Съвет 13: Сравнете документите едно до друго (само за Windows)
Разбира се, можете просто да отворите отделни прозорци и да ги поставите един до друг, но функцията Side-by-Side на Microsoft Office отива една стъпка по-напред със синхронизираното скролиране, което е огромна икономия на време при сравняване и редактиране на версии на дълги документи.
Съвет 14: Прегледайте две различни части на един и същ документ с изглед Split
Това е фантастичен инструмент, когато трябва да направите промени в една част от документ, докато се позовавате на друга секция (например, когато пишете въведение или заключение). Просто отидете на лентата View и изберете Split View. Можете да превъртате отделно до различни секции във всеки прозорец и да правите промени в единия от тях.
Съвет 15: Копирайте и поставете като професионалист
Почти всички знаят как да копирате и поставите блок текст, но знаете ли, че можете бързо да поставите текст без форматиране или като изображение или PDF директно във вашия документ? Просто напишете Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) и ще получите диалог с опции.
В Word можете да използвате този диалог за поставяне на текст без форматиране, докато в Excel можете да поставяте само стойности, форматиране или коментари, всичко с изключение на граници и дори добавяне, изваждане, умножаване и разделяне на суми в движение.
Съвет 16: Персонализирайте менюто за бърз достъп
Можете да добавяте функции, които често използвате, към лентата с инструменти за бърз достъп, в контекстното меню на всяко приложение в горната част на документа. По подразбиране ще видите команди като Запазване, Отпечатване и Отмяна, но тук можете да добавите почти всичко. Просто щракнете върху стрелката вдясно, за да добавите команди, както са ви необходими.
Съвет 17: Обединяване на фигури (Powerpoint)
Можете да комбинирате различни прости форми, за да направите по-сложни, които ще изглеждат страхотно във вашите презентации и не се нуждаете от изискан инструмент като Illustrator, за да го направите. Просто изберете фигурите, които искате да обедините, и кликнете върху Обединяване на фигури под раздела Формат. Тези обединени фигури могат да бъдат копирани и поставени в други приложения, като Word.
Съвет 18: Използвайте условно форматиране за динамично форматиране на клетки (Excel)
Условното форматиране ви позволява да прилагате стилове към определени клетки въз основа на тяхната стойност или съдържание. Например, може да искате да направите всяка положителна стойност зелена и всяка отрицателна стойност червена. Просто изберете клетките, които искате да форматирате, и след това използвайте раздела Условно форматиране в лентата Начало. Има много предварителни настройки или можете да определите свои собствени правила и уравнения.
Обобщение
Microsoft Office е един от най-добрите налични офис пакети, с множество мощни опции, които помагат за рационализиране на работата на вашите служители и повишаване на производителността. Насърчете членовете на екипа да изследват софтуера и да споделят активно съвети и трикове помежду си. Не само е забавно и вълнуващо да откривате нови функции, но улеснява съвместната работа и позволява на служителите да правят повече за по-малко време, докато работят по-удобно.
- Представихме най-добрите сделки на Microsoft Office.