Ако търсите начини да подобрите бизнес имейлите си, не сте сами. Професионалистите редовно се борят с писането на имейли, посочвайки яснота, лаконичност и бързина като основни препятствия.
Изработването на перфектния бизнес имейл не трябва да е сложно и със сигурност не ви е необходима докторска степен по литература, за да пишете ясни и убедителни имейли. Няколко прости съвета и трикове могат да ви помогнат да общувате по-ефективно и да отделяте по-малко време за това.
Ако още не сте го направили, не забравяйте да разгледате нашия списък с най-добрите имейл услуги; всички тези съвети ще бъдат по-лесни за изпълнение, след като намерите имейл клиент, който е удобен и лесен за използване.
1. Използвайте форматиране на текст във ваша полза.
Почти всички съвременни имейли се изпращат в HTML, което означава, че можете да използвате форматирането, за да добавите акцент или да осигурите яснота. Селективно използване на смело, подчертан и наклонен текст може да предаде важност, спешност и уместност.
Като използвате форматиране, за да привлечете вниманието към ключови понятия, вашият имейл ще бъде по-лесно за четене, и предавайте повече информация с един поглед. Като се има предвид, че средният офис служител получава повече от 80 имейла на ден, това ще помогне на вашите да се откроят като ясни и лесни за разбиране.
Никога не използвайте ГЛАВНИ БУКВИ, за да подчертаете точка; хората го намират за отблъскващо и дори грубо.
2. Добавете хипервръзки като професионалист
Доста удобно е, когато някой споменава документ или уебсайт и всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху въпросната ключова дума, за да проверите сами източника. Хипервръзките са чудесен начин да накарате имейлите ви да изглеждат по-професионални и ще бъдат високо оценени от вашите читатели.
Също така е друга причина, че е важно да изберете добра програма за електронна поща, въпреки че повечето уеб базирани днес, като Gmail, могат да обработват връзки много добре. Въпреки че се различава от приложението до приложението, Ctrl + K (Cmd + K за Mac) е почти универсална клавишна комбинация за добавяне на хипервръзка. Ако не работи, просто проверете менюто за помощ на приложението за инструкции.
3. Избягвайте необичайни или непрофесионални шрифтове
Да, това включва комични без. Когато избирате шрифт за професионалните си имейли, придържайте се към класиката. Arial и Calibri например са лесни за четене, веднага познати и добре пригодени за бизнес среди. Също така използвайте един и същ шрифт за максимална четливост.
4. Отделете време за създаване на професионален подпис
Някои компании ще имат насоки за това какво да включите (или не) във вашия подпис, но ако не, имате свободно място за изграждане на професионален имидж.
Добавянето на фирменото лого може да допринесе много за създаването на полиран външен вид. Съвременните приложения за електронна поща трябва да ви позволяват да центрирате логото си и да пишете текст под него или да подравнявате логото вляво, с текст вдясно. Така или иначе имейлите ви веднага ще изглеждат по-професионални и читателите ще имат по-лесно време да ви свържат с вашата компания.
Също така, когато става въпрос за имейл подпис, по-малко е повече. Придържайте се към основите: вашето име и длъжност, телефонен номер и ако е подходящо, прости икони за социални медии. Марки като Twitter, Facebook и Instagram имат страници с ресурси с икони, които можете да добавите към подписа си, които ще водят към вашия профил (и).
Като алтернатива има различни генератори на подписи, като WiseStamp, които ще ви помогнат да изградите професионален подпис за минути.
5. Коректурайте имейлите си
Това може да бъде труден навик за изграждане, особено за онези от нас, които пишат 30 или 40 имейла на ден, но това ще има съществена разлика в това колко добре комуникирате. Правописни грешки, печатни грешки и неправилна граматика ще направят вашата електронна поща (и вие, като разширение) да изглеждате по-малко професионални.
Не се колебайте да разгледате добра граматика и помощ за писане. Grammarly например е разширение на браузъра, което мнозина намират за полезно за улавяне на такива грешки. Внимавайте обаче да не разчитате единствено на автоматични средства за писане. Все още трябва да правите корекция на имейла си от началото до края.
6. Избягвайте пух и пълнител
Подобно на вас, повечето хора имат безкраен поток от входящи имейли. Освен обикновен поздрав и учтиво затваряне, дръжте нещата възможно най-директни и прости. Обърнете специално внимание на повторенията, изпълнените изречения и пълнителя.
Писането на имейл не е като говоренето: текстът остава на екрана, достъпен за вашите читатели по всяко време. Не е необходимо да споменавате нещо повече от веднъж, нито да правите множество препратки към един и същ продукт или концепция.
Както беше обсъдено, с помощта на форматиране за акцент и хипервръзки към справочни документи, можете значително да опростите текста си за по-ефективен имейл.
Обобщение
Писането на страхотни бизнес имейли не трябва да бъде стресиращо или отнема много време, въпреки че изисква практика. Тези шест прости съвета ще ви помогнат да създадете имейли, които са по-ясни и лесни за четене и разбиране и имат по-професионален външен вид и усещане.
Създаването на професионални имейли с увереност и своевременно е умение, което може да се научи и подобри като всяко друго. Налични са много ресурси онлайн, включително безплатни шаблони за имейли, които да се използват като вдъхновение и които могат да улеснят задачата.
- Представихме най-добрите доставчици на сигурни имейли.