Животът във виртуален свят в момента не е необходимо да бъде толкова ограничен. Въпреки че е вярно, че много от нас се самоизолират и започват работа с помощта на бизнес лаптоп и Zoom чат, има начини да се проведе виртуално събитие за бизнес среща, видеоконференция, демонстрация на продукти или дори пълноценна начално парти. Като бизнес лидери, не е нужно да се чудим дали хората ще пропуснат събитието или дори ще избегнат да присъстват, защото има по-добри възможности.
За щастие, много от принципите и концепциите от реално лично събитие все още се прилагат за провеждането на виртуално събитие - чак до закуските и кафето и времето за опознаване. Добре е да имитирате реално събитие колкото е възможно повече, за да помогнете на хората да се чувстват комфортно и да участват, а също така да се придържат към събитието и да не отпадат внезапно.
Въпреки че може да има няколко технически препятствия, все пак е възможно да се ангажират с масите по начин, който е ефективен и продуктивен и води до същото ниво на успех. Най-важната част от това е да бъдем умишлени - да осъзнаем, че хората са притеснени и стресирани от световната пандемия и че имат много неща, които се състезават за тяхното внимание. Когато има рационализиран подход към събитието, последователна комуникация и допълнителни привилегии, ще откриете, че хората са също толкова заинтересовани и пленени.
1. Общувайте какво да очаквате
Една от най-важните стъпки за всяко събитие е пренасяне от реалния свят. Колкото повече можете да общувате какво да очаквате - използвайки дневен ред, уебсайт с повече подробности, имейли с актуализации за графика и снимки на онези, които говорят - толкова по-добре. Това се вписва в основната човешка нужда да бъде „в течение“ за всяко събитие.
Той също така помага на участниците да разберат дали събитието ще бъде силно структурирано и полезно, дори ако това е „необходимо“ за тях. (Избягвайте грешката да мислите, че дадено събитие автоматично ще гарантира успех.) Виртуалното събитие вече е затруднено от факта, че участник може да има смартфон, седнал до тях или дори домашен телевизор и конзола за видеоигри. Ако знаят, че ще има подробно обсъждане и вземане на решения, те ще оставят телефона настрана.
2. Използвайте функциите на Facebook събитие
Има нещо почти вълшебно в използването на функциите на събитието във Facebook. Като начало, във виртуална среда, където всички са на лаптоп и използват Zoom, за да присъстват, функциите на събитието в социалните медии са чисто злато. Те правят всичко да изглежда по-официално. Функциите на събитието обаче също правят много повече от това.
Тъй като всички сме разсеяни в наши дни, с множество опции по отношение на начина, по който се свързваме, функциите на събитието ще изпращат известия като напомняния и проследяват кой всъщност присъства и кой пропуска. Тези данни могат да ви помогнат за всяка среща. След като проведете едно събитие, можете да проследите успеха и да се свържете директно с тези, които са пропуснали. И не подценявайте стойността на натиска от страна на връстници. Функциите на събитието показват потенциалните участници, които са се съгласили да бъдат част от събитието.
3. План за импровизирана дискусия
Друг урок, извлечен от реални събития, е да се позволят импровизирани дискусии. Има изкушение веднага да се захванете с бизнеса, да преминете направо в дневния ред. Избягвайте този сценарий. Отново говорим за разсеяни хора, които присъстват на лаптоп. Повечето от нас се нуждаят от период от време, за да се приспособят към странността на присъствието на виртуално събитие и обичаме да опознаваме тези, които присъстват по неструктуриран начин.
Оставете поне 10 минути или повече, за да могат хората да наваксват, да си чатят за времето и дори да се отдадат на лични проблеми. Никой не обича да присъства на среща, където има студен, стерилен дневен ред и една главна говореща глава. Дори в реалния свят това са събития, от които хората прескачат веднага щом започнат.
4. Направете три пъти повече промоция
За да сте сигурни, че виртуалното събитие е успешно, е важно да напомняте на присъстващите няколко пъти. Да приемем, че хората са изключително разсеяни, така че ще трябва да популяризирате събитието три пъти повече или повече. Това може да включва изпращане на имейли, текстови съобщения, чат съобщения в социалните медии и други покани извън това, което обикновено правите. Разбирането на начина, по който хората използват цифрова комуникация - тоест, те бързо прелистват нещата - означава, че ще трябва да комуникирате с тях прекалено много и да се опитате да привлечете интереса и вниманието им.
Един съвет тук е да проследите успеха на всички покани за всяко събитие. Ако изпращате имейли, не забравяйте да използвате инструмент, който може да проследи дали потенциалните участници са отворили и прочели съобщението. Ако публикувате в социалните медии, проследете харесванията и споделянията. Това ще ви помогне да останете умишлени относно това колко често общувате за събитието и какво е работило или не е работило в миналото.
5. Насърчете времето за закуска и кафе
Познай какво? Една от причините да присъстваме на реални лични срещи е безплатните закуски. Това е човешката природа. Във виртуална обстановка това може да бъде предизвикателство, но не и невъзможно. Ако решите да проведете фирмена среща след няколко седмици и искате всички да присъстват, опитайте да предложите подобни стимули. Например на уебсайта за управление на събития EventBrite можете да създадете страница за регистрация за вашите служители. Ако го попълнят и щракнат върху правилните опции по време на регистрацията, предложите промоционален код за безплатна доставка на UberEats или безплатна франзела в местна заведения за хранене - доставена за срещата.
Да предположим, че планирате пускането на нов продукт - изпратете на всеки участник безплатен код за кафе в Starbucks, който те могат да използват за срещата. Тази концепция може да изглежда на старо училище и служителите или присъстващите могат просто да използват кода и да не присъстват на срещата, но поне е опит да се имитира реален стимул, който всъщност работи.
- За професионални конференции вижте най-добрите конферентни телефони.
