G Suite, базираният на облак пакет за производителност, състоящ се от приложения като Google Docs и Google Slides, бе преименуван на Google Workspace от октомври 2022-2023 г. Платформата вече е изменена, за да включва функции като чат и видеоконференции с оглед на все по-популярната работа- култура от дома от 2022-2023 г. Също така е обещание да бъдат въведени още промени през следващите няколко месеца.
За тези, които не са запознати с G Suite, това е набор от базирани на облак инструменти, по-специално включващ текстов процесор и мениджър на електронни таблици, всички създадени с изключителната цел да помогнат на работодателите (и техните служители) да увеличат производителността на работното място.
- Искате ли да изпробвате Google Workspace? Вижте уебсайта тук
Освен обичайните звънци и свирки, които се превърнаха в отличителен белег на най-добрите офис софтуерни пакети като този, той се предлага и с обширна система за поддръжка и облачна базирана работна среда. Въпреки че инструментите, които се доставят с G Suite, могат да се използват офлайн, ако е необходимо, основната им цел е да подпомагат онлайн работните процеси.
И така, как Google Workspace се различава от G Suite? Засега той се използва като общ термин за обозначаване на някогашния G Suite, както и новоинтегрирания Google Meet. Той се отличава с нова ценова структура и обещава по-нататъшни промени да настъпят.
Характеристика
Google Workspace е платформа за продуктивност "всичко в едно", която е дом на няколко приложения. Тук ги разглеждаме един по един и обсъждаме различните им характеристики.
Богата на функции услуга за електронна поща, обгърната в елегантен тоалет, Gmail е задължителен инструмент за комуникация както за потребителите, така и за бизнес потребителите. Знаете ли, че към 2022-2023 г. се използва от 1,8 милиарда души по света?
Повече от доставчик на имейл услуги, Gmail умело използва алгоритми и изкуствен интелект на своята платформа. Например функцията за интелигентно съставяне на предложения прави предложения въз основа на стила ви на писане, докато пишете, като предсказва какво ще пишете по-нататък и улеснява процеса на съставяне на имейли.
Gmail също разполага с усъвършенствани филтри за нежелана поща, които държат нежеланите писма далеч от входящата ви поща и издава редовни напомняния, наречени „побутвания“, за да ви държи в течение за вашите разговори. Той използва алгоритъм за автоматично сортиране на имейлите в различни категории въз основа на тяхното естество.
Освен това потребителите могат да се възползват от функцията за офлайн достъп, за да стигнат до имейлите си дори без връзка с интернет. Gmail се предлага на широк спектър от устройства, включително смартфони, таблети и компютри.
Google Docs е базирано на облак приложение за текстообработка за работа. Той разполага със стандартен редактор с богат текст, изграден в онлайн среда и минималистичен дизайн, фокусиран върху използваемостта и лесния достъп. Въпреки че не е толкова богат на функции като Microsoft Word, той все още успява да създаде огромна ниша за себе си, благодарение на своите възможности за синхронизиране и споделяне в облак.
Google Docs е достъпен както като уеб-базирано приложение на компютри, така и като приложение за изтегляне за смартфони и таблети. Въпреки че възможностите му за текстообработка са най-вече готови, с опции за правене на неща като добавяне на изображения, промяна на размера на шрифта и вмъкване на таблици във вашия документ, мястото, където той наистина блести, е възможността за безпроблемно споделяне на вашите документи с други членове на вашия екип и си сътрудничете с тях в реално време.
Един документ, създаден с помощта на Google Docs, може да бъде споделен и достъпен от до 100 потребители наведнъж. Всеки път, когато един потребител направи някаква промяна в документа, той се вижда от останалите. Сред другите забележителни функции е вграденият инструмент за превод, който може автоматично да конвертира вашия текст на различен език.
Google Sheets е инструмент за управление на електронни таблици, подобно на Microsoft Office Excel. Докато последният определено е по-мощен, когато става въпрос за чист мащаб, с възможността да съдържа повече клетки на електронна таблица и много полезна функция за бърз достъп, Google Sheets все още използва тортата за сътрудничество.
Освен стандартните функции, предлагани от всяко друго приложение за електронни таблици, Google Sheets се предлага с отлична възможност за споделяне. Подобно на Google Docs, той може да бъде споделен с множество потребители в облака чрез обща връзка. Потребителите, които имат достъп до документа, като посетят тази връзка, ще могат да си сътрудничат и да правят промени в документа в реално време.
В сравнение с Docs, Sheets отнема малко време за свикване, но също така и всички приложения за управление на електронни таблици. Той все още се отличава с опростен интерфейс и минималистичен дизайн, и очевидно е по-лесен за навигация от Excel.
Google Slides е създател на онлайн презентации, използван от бизнеса и образователните институции. Той използва движещи се слайдшоута, съдържащи анимации и мултимедийно съдържание, за да разказва истории и да предава информация. Въпреки че не е толкова популярен или богат на функции като Microsoft Powerpoint, Slides също успява да изправи конкуренцията навсякъде, където е свързано сътрудничеството.
Google Slides разполага с потребителски интерфейс, с който е достатъчно лесно да свикнете. В центъра на екрана ви е текущият ви слайд, обозначен с голямо празно пространство, в което можете да правите промени и да добавяте елементи. Към лявата страна на екрана е останалата част от слайдовете, показани във формат на миниатюри в хронологичен ред. Над тях лентата с инструменти виси с достатъчно инструменти и опции, които да ви помогнат да проектирате презентацията си.
Подобно на всеки друг софтуер за презентации, Google Slides използва комбинация от снимки, видеоклипове, анимации, текст и векторна графика, за да разкаже история или да предаде фактическа информация. Той разполага с голямо разнообразие от предварително проектирани шаблони, от които да избирате. Можете също да добавите таблици и диаграми, за да персонализирате допълнително презентацията си.
Приложение за водене на бележки в облак като Evernote и OneNote, Google Keep може да се използва вместо физически бележник за бързо записване на важна информация както у дома, така и на работното място. Той е безплатен за използване, подобно на останалата част от Google Workspace, но има налични платени планове за тези, които търсят повече място за съхранение и първокласна поддръжка.
Google Keep, за разлика от други приложения като Документи и Презентации, не позволява споделяне на връзки. Все пак можете да споделяте бележки по имейл и да позволите на другите да ги променят, когато пожелаят. Бележките могат да се използват, за да ви напомнят за конкретни задачи и дори да се повтарят. Можете също да използвате цветно кодиране и персонализирани етикети, за да сортирате бележките си в категории.
Просто щракнете върху опцията, която казва Направете бележка, за да започнете да правите бележки с Google Keep. Интерфейсът е много лесен за използване и можете да задавате напомняния, да добавяте отметки и да вмъквате изображения само с няколко щраквания. Ако сте използвали приложение за водене на бележки като Evernote, не би трябвало да имате проблеми при измислянето на начина, по който да използвате Google Keep.
Google Drive е от основно значение за онлайн работния процес на Google Workspace. Базирано в облак решение за съхранение и архивиране на файлове, това е крайната дестинация, където се съхраняват всички ваши документи, файлове и папки с Google, включително тези, създадени с помощта на приложения като Документи, Таблици и Презентации.
Drive използва уеб-базиран интерфейс, който можете да използвате за качване на файлове и папки директно в облака. Той се предлага с 15 GB безплатно място за съхранение за всички потребители, с допълнително място за съхранение за тези, които са закупили абонамент за Workspace. Създаден е за ефективност, а това, което му липсва при камбаните и свирките, повече от компенсира за бързина и лекота на използване.
Освен уеб базираната версия, Drive се предлага с приложения за изтегляне за потребители на Android и iOS. Той също така предлага официални клиенти за настолни компютри с Windows и macOS, които могат да се използват за постоянно архивиране на данни направо от папка в локалното хранилище на вашия компютър. Що се отнася до допълнителните функции, Google Drive също поддържа версии на файлове, разширено търсене, офлайн достъп и др.
Google Meet е инструмент за видеоконференции за съвременния бизнес. Той може да бъде използван от служителите в отдалечена работна среда за провеждане на разговори лице в лице на всяко разстояние и за тази цел е почти безупречен. Той използва елегантен и модерен интерфейс и е изключително лесен за използване, дори и за тези, които са нови за видеоконференциите.
Google Meet поддържа видеоконференции с до 250 души едновременно. Той също така се предлага с възможности за споделяне на файлове, изображения и в реално време. Освен това има функция за гласуване на живо и система за текстови съобщения, за да поддържате ангажираност на разговорите.
Стартирането на видеоконференция с Google Meet е толкова лесно, колкото стартирането на приложението и споделянето на връзка за достъп. След това участниците могат да използват връзката за достъп или номера за набиране, за да се присъединят към конференцията. Като домакин можете избирателно да приемате участници във вашата среща, като отхвърляте заявки от неоторизирани потребители. Процесът е изключително лесен.
Google Chat, известен преди като Google Hangouts Chat, не е обикновено приложение за чат. По-скоро това е екипна услуга за съобщения, предназначена за работни места, за да поддържа служителите свързани помежду си. Марката беше объркана и преди, поради съвместното съществуване на редовното приложение за чат на компанията, Google Hangouts.
Google Chat не е предназначен за крайни потребители. По-скоро това е бизнес приложение във вените на Slack, Skype for Business и Microsoft Teams. По същество е създаден за съобщения 1: 1, но има и функции за групов разговор, налични за работни места.
Google Chat работи точно както всяка друга чат услуга. Вляво има странична лента със списък с канали, от които в момента сте част, и директни разговори, които сте провели. В центъра на екрана е каналът или разговорът, който в момента е на фокус. Отличителната черта тук е начинът, по който Google Chat се интегрира с останалата част от Google Workspace, позволявайки ви да споделяте документи и да провеждате текущи разговори, докато имате достъп до тези документи.
Тогава, когато Google+ все още съществуваше и служи като социална мрежа за крайните потребители, Google Currents беше заградена версия на Google+, която фирмите могат да използват, за да поддържат вътрешна връзка. Помислете за това като за набор от инструменти, предназначени да насърчават взаимодействието и ангажираността на работното място, нещо като вътрешна мрежа от социални медии.
Google Currents е проектиран като дигитална дъска за обяви. На тази дъска има съобщения, споделени в цялата ви общност на работното място, функциониращи като център за важни съобщения, споделени файлове и дискусии в общността. Има потоци, които категоризират различните публикации по различни теми и общности, които действат като подгрупи на работното място. Състои се също от тагове и потребителски профили.
Currents е включен като част от вашия абонамент и може да бъде достъпен чрез посещение на уебсайта. Той се отличава с интуитивен минималистичен дизайн и опростен интерфейс, с който е лесно да започнете. Докато Google Chat е основно за съобщения 1: 1, Google Currents работи като общ център за дискусии и управление на общността.
Google Forms е инструмент за създаване и проучване на безплатни форми, достъпен за физически лица и фирми. Той не налага ограничения за максималния брой въпроси, анкети или участници, дори за безплатен акаунт. Въпреки това, той страда от проблема с ниската адаптивност, тъй като има само няколко вида въпроси, от които можете да избирате, и няма начин за достъп до плащания чрез формулярите.
Google Forms позволява да добавите три типа въпроси към анкетата си: многократен избор, падащо меню и кратък отговор. Можете също така да позволите на потребителите да качват файлове, докато участват в анкета. Няма обаче опции за приемане на плащания или задаване на въпроси, свързани с изображения или видео.
Положителната страна е, че можете да изберете какъв вид отговори са приемливи и дори да оценявате отговорите автоматично, като използвате вградените функции. Това работи наистина добре, ако се опитвате да администрирате онлайн тест.
Условната логика и безпроблемното сътрудничество са още две забележителни характеристики на Google Форми. Логиката ви позволява да променяте и адаптирате части от вашето проучване въз основа на отговорите на участника. Сътрудничеството ви позволява да накарате множество членове на екипа да работят заедно, за да проектират една форма. Формулярите също ви позволяват да визуализирате резултатите от анкетата си под формата на кръгова диаграма за по-лесно събиране на данни.
Google Sites е безплатна програма за създаване на уебсайтове с функции без скелет. Това е достатъчно добър инструмент за бързо и лесно създаване на уебсайтове, но му липсват разширени функции и адаптивност. Не можете например да създадете блог или онлайн магазин. Наличен е много основен набор от безплатни шаблони, въпреки че те са отзивчиви. Можете също така да вградите видеоклипове, формуляри, бутони и плъзгачи, за да персонализирате допълнително уебсайта си.
Google Apps Script е платформа за кодиране, която може да се използва за изграждане на добавки за други продукти на Workspace, използвайки Javascript. По същество помага на разработчиците да персонализират Google Workspace, правейки преживяването по-опростено за техния конкретен бизнес. Излишно е да казвам, че изисква известни познания за кодиране, за да работи. Въпреки това може да бъде полезно при попълване на пропуските за различни работни потоци и персонализиране на приложения като Google Docs и Gmail да работят за конкретни случаи на употреба.
Google Calendar е безплатен онлайн календар, който можете да използвате, за да следите събитията и да управлявате маршрути на работното си място. Вашият екип може да го използва съвместно за управление на събития, свързани с работата, като срещи и конференции. Той също така е проектиран да работи в тандем с останалата част от Google Workspace и може да се използва за възлагане на задачи и графици на служителите.
Google Jamboard, от друга страна, е безплатна онлайн дъска за физически лица и фирми. Представен е от споделен бял екран, на който можете да рисувате, вмъквате изображения и да добавяте текст. Може да се използва за бързо предаване на идеи и информация по време на онлайн конференции и заседания на борда.
Google Vault ви помага да събирате, организирате, преглеждате и експортирате данни, свързани с работния процес на вашата организация в Google Workspace. Може да се използва за проследяване на разговори, документиране на събития и наблюдение на целия работен процес на вашата организация. Той обаче не служи като алтернативен инструмент за архивиране на вашите данни в Workspace.
Google Cloud Search е технология с изкуствен интелект, която ви помага да проследявате данните във всичките си приложения в Workspace. Предлага се под формата на цифров асистент и търсачка, които могат бързо да определят местоположението на вашите търсени данни. Докато Vault се използва от фирмените администратори за eDiscovery, Google Cloud Search се използва от служителите за бързо намиране и достъп до информация, свързана с организацията, в цялото Google Workspace.
Планове и ценообразуване
За много дълго време G Suite for Business предлагаше един абонаментен план за $ 12 на месец, който даваше на потребителите достъп до целия пакет за продуктивност на Google. С ребрандирането на G Suite в Google Workspace обаче бяха обявени няколко промени, заедно с нови месечни абонаментни планове за бизнес потребители.
Google Workspace предлага три абонаментни плана на ниво бизнес и два плана на ниво предприятие.
Business Starter, който струва $ 6 на потребител на месец, ви дава достъп до 30 GB съхранение в облак на потребител и позволява видео разговори с до 100 участника. Той също така се предлага с контроли за сигурност, стандартна поддръжка и персонализиран бизнес имейл. Тази цена включва всички приложения, свързани с производителността на Google
След това е Business Standard, който струва $ 12 на потребител на месец и предлага 2TB облачно съхранение на потребител и 150 участници за видеоконференции с функции за запис. Останалите функции са почти същите.
След това имаме Business Plus, който се предлага на $ 18 на потребител на месец. Този план позволява 250 участници на видео разговор и 5TB място за съхранение на потребител. Този план идва с всички функции, включени в плановете Starter и Standard, заедно с достъп до Google Vault за eDiscovery, който не е включен в тези планове.
Корпоративните планове предлагат още повече с неограничени потребители на акаунт и неограничено място за съхранение на потребител, но те изискват да се свържете с отдела за продажби на компанията за персонализирани цени. Очаква се обаче да струва около $ 20 на потребител на месец и $ 30 на потребител на месец съответно за Enterprise Standard и Enterprise Plus.
поддържа
Google Workspace се предлага предварително с безплатен план за поддръжка, който може да бъде надграден за още повече функции. Безплатният план предлага стандартна поддръжка на калъфи и телефони със средно време за реакция до 24 часа.
Премиум поддръжката е достъпна за бизнес и корпоративни клиенти и се предлага с 24/7 критична поддръжка и време за реакция до 15 минути. Този план предлага също така съобразена, контекстно ориентирана поддръжка и технически мениджър на акаунти. Трябва да се свържете с Google Продажби за персонализирани цени.
Поддръжката на Google може да се свърже по телефон, чат или имейл. Поддръжката по телефона се предлага на 14 различни езика. Има и форум на общността, достъпен за всички платени потребители.
Сигурност
Google обяви цял набор от актуализации на защитата, за да защити организациите от кражба на данни и злоупотреби на работното място. Всъщност Google Workspace вече е първият основен процесор за обработка на данни, който е получил сертификат ISO / IEC 27701. За отбелязване са направени актуализации на Gmail, Chat, Meet и Vault, за да се подобри сигурността и поверителността на организацията.
Дневниците на одита и данните за защита на данните са основна част от актуализацията, получена от Gmail. Администраторите могат да виждат отчети и регистрационни файлове, които помагат да се сведат до минимум вътрешните заплахи и нарушенията на правилата. Например администраторите на Workspace имат достъп до подробни регистрационни файлове, които посочват всеки път, когато потребителят настрои автоматично препращане на имейл в акаунта си на работното място. Gmail също се предлага с усъвършенствано филтриране на нежелана поща, откриване на злонамерен софтуер и анти-фишинг функции.
Google Meet също получава актуализации, свързани с регистриране на одити и откриване на злоупотреби, за да помогне за намаляване на случаите на тормоз на работното място по време на онлайн срещи. Примерите включват нова функция, която класифицира повторните нарушители и автоматично им пречи да се присъединят към срещи.
Google Chat получава актуализации, които дават на администраторите достъп до регистрите за одит, които откриват фишинг, проникване на данни и злоупотреби. Google е в процес на класифициране на определени стаи за чат като злоупотреба въз основа на предварителни доклади, за да предотврати автоматично служителите да се присъединят към тях.
Потребителите и администраторите, които търсят допълнителна сигурност по време на процеса на влизане, също могат да активират двуфакторно удостоверяване на своите акаунти. Това им пречи да влязат в Google Workspace, докато не потвърдят заявката си за достъп чрез еднократна парола, изпратена до телефона им.
Състезанието
Основният конкурент на Google Workspace е пакетът за производителност, наречен Microsoft 365, известен преди като Office 365 или Microsoft Office. Microsoft 365 предлага набор от инструменти за производителност, които, макар и не толкова разнообразни, колкото Google Workspace, все пак успяват да блестят с огромния брой функции, включени за всеки продукт.
Microsoft Word например е по-мощен текстов процесор от Google Docs, въпреки че изглежда повечето хора предпочитат последните за онлайн сътрудничество. По подобен начин инструменти като Excel и Powerpoint са по-богати на функции предложения от Sheets и Slides. Въпреки че не е първият избор за компании с отдалечени работни места, Microsoft наскоро пусна онлайн и безплатни версии на своите инструменти за офис производителност и дори активира функции за сътрудничество в реално време за бизнеса.
Няколко други примера за прилични офис продуктивни пакети включват Zoho Workplace и WPS Office, като и двете предлагат безплатни версии на софтуера си с реклами. Макар да не са непременно толкова мощни, колкото Google Workspace, и двамата предлагат прилични алтернативи, ориентирани към разходите, за тези, които не разполагат с бюджет.
Окончателна присъда
Google Workspace е мощен онлайн пакет за производителност, който дава приоритет на споделянето и сътрудничеството преди всичко. Макар да не е толкова стабилен или способен като Microsoft 365, той все пак успява да превъзхожда своя конкурент, пълен с функции, когато има призив за различни служители в организацията да работят заедно от разстояние. Като цяло това е солидна оферта с прозрачна ценова структура и дизайн, която се фокусира върху простотата и функционалността над измислените трикове.
Gmail е единственият най-популярен доставчик на електронна поща в света, с почти два милиарда потребители по целия свят към 2022-2023 г. Той е и основната точка за продажба на Google Workspace. В комбинация с обширните възможности за сътрудничество в реално време, Workspace предлага доста силно предложение за мощен пакет за производителност.
- Ние също така подчертахме най-добрия офис софтуер
