Най-добрият софтуер за редактиране и управление на документи може да улесни и управлява вашите документи в екипна среда.
Най-добрите приложения за редактиране на документи1. Microsoft 365
2. Evernote
3. WPS Office
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Софтуерът за редактиране и управление на документи става все по-разпространен, тъй като бизнесът продължава да насърчава работата от дома. Това означава, че служителите могат да работят отдалечено, като същевременно продължават да могат да си сътрудничат и да запазват същите документи, върху които работят.
Въпреки че има редица офис пакети и опции за съхранение на документи, не всички работят добре, когато става въпрос за сътрудничество. Не просто случаят е, че служителите трябва да могат да споделят файлове толкова, колкото и да работят върху едни и същи файлове в реално време, като електронни таблици и документи.
Това означава, че най-добрият софтуер за редактиране и управление на документи трябва да може да отчете това, като същевременно поддържа правилната система за архивиране и архивиране, като същевременно поддържа такива файлове на разположение за екипно редактиране, както е необходимо. Често това включва услуги за съхранение на документи в облак, които се вграждат в софтуера или поне се предлагат като опция.
Следователно ще представим най-добрия софтуер за редактиране и управление на документи по-долу, който не само улеснява работата на екипите, но също така гарантира безопасно и сигурно съхранение на документи.
- Представихме най-доброто съхранение в облак.
1. Microsoft 365
Оригиналният и най-добрият офис пакет за производителност
Причини за закупуване
+ Пазарен лидер + Основни офис инструменти + Облачно базираниMicrosoft Office вероятно е платформата, за която повечето хора първо се сещат, когато става въпрос за офис пакети за производителност, като базираният в облак Microsoft 365 (по-рано наречен Office 365) е най-новото въплъщение.
Това, което гарантира, че Office се превърна в лидер на пазара, е изчерпателният начин, по който данните могат да бъдат обхванати от различни приложения и да се преместват между тях, правейки работата по-ефективна и безпроблемна. С Word, Excel, PowerPoint и Outlook, формиращи основните програми, те обхващат всичко - от документи, електронни таблици, презентации и имейли - всъщност покриващи най-важните нужди на офиса. В допълнение към това, OneDrive предлага онлайн запазване и архивиране, за да запази вашите файлове в безопасност.
Въпреки че има алтернативи на Microsoft 365, повечето съперници се опитват да играят догонване с Microsoft, вместо да предоставят иновативни нови функции, а Microsoft 365 все още остава офисният пакет с най-изчерпателната гама от функции. И дори ако използвате някоя от тези алтернативи, има вероятност да работите с формати на документи, създадени специално за MS Office, и да обработвате данни от клиенти и доставчици, които използват платформата MS Office.
Въпреки че Microsoft 365 има своите критици, дъното е, че никой не се справя по-добре с офисната производителност от Microsoft и основните приложения в Office все още не са подобрени.
2. Evernote
Крал на воденето на бележки
Причини за закупуване
+ Обработва ръчно написани бележки + Лесно сътрудничество + Добър набор от интеграции на приложенияМащабирайки малко платното, Evernote, както подсказва името му, се специализира в воденето на бележки, картотекирането и споделянето и е широко приет на работното място (и от отделни лица) от няколко години.
Въпреки цифровия си грим, той може да обработва ръчно написани бележки, както и касови бележки и аудио файлове и прави всичко достъпно както на настолни, така и на мобилни устройства. Той също така има фактор на сътрудничество, като потребителите могат да работят върху споделени тетрадки, които се актуализират незабавно при редактиране.
Evernote се предлага за фирми с основни, плюс и премиум модели. Това разширява съхранението на безплатната оферта и улеснява споделянето на съдържание, дигитализирането на важни документи, улавянето на фокусирани върху изображението мозъчни бури и проследяването на финансите.
Може би си мислите, че Evernote ще работи добре в допълнение, вместо вместо вашите текущи инструменти за обработка на текст и производителност. Такова търсене е забелязано - предназначено за игра на думи - и услугата може да бъде напълно интегрирана с Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce и други.
3. WPS Office
Мощен безплатен мобилен офис пакет
Причини за закупуване
+ Мощен набор от функции + Поддържа широк спектър от типове файлове + PDF мениджър + Безплатен за използванеWPS Office е универсален офис пакет за производителност с пълен набор от функции за редактиране и управление на документи.
Въпреки че е наличен за изтегляне на компютри с Windows, той постигна особен успех като мобилен офис пакет за iOS и Android.
Докато версията за компютър има основна безплатна версия и по-усъвършенствана платена версия, мобилната версия на WPS Office е безплатна и се поддържа от ненатрапчиви реклами, въпреки че можете да платите абонамент за премахването им.
Там, където WPS Office се предлага, е огромният брой видове различни файлове, които могат да бъдат редактирани или управлявани, от широкия набор от типове документи до допълнителни файлови формати като PDF и XML, както и редица програмни типове файлове.
Лесно е да конвертирате офис файлове между типове, независимо дали са свързани с документи, електронни таблици или презентации, а има напълно функционален PDF редактор и мениджър, включени безплатно.
Файловете могат автоматично да се запазват в облака чрез различни услуги, не на последно място Google Drive, DropBox и OneDrive.
- Прочетете пълния ни преглед на WPS Office.
4. PandaDoc
Управление на документи за подобряване на долния ред
Причини за закупуване
+ Специални функции за бизнес и продажби + Лесен за управление, организиране и повторно използване на активиПричини за избягване
-Няма възможност за сътрудничество на живо на документиМениджърът на документи, фокусиран върху продажбите, PandaDoc се описва като „бъдещето на документите“ и отчита статистически данни, които очевидно показват разликата, която има до крайния резултат на вашия бизнес. Според услугата клиентите отчитат 50% по-малко документи, 30% по-високи проценти на затваряне и 15% по-висока стойност на затворена цена благодарение на PandaDoc.
Вашият екип по продажби се слюнка, но какво точно прави програмата? Е, функциите включват редактор на документи, който се доставя с тематични шаблони за последователна марка, библиотеки за съдържание и изображения за съхраняване на многократно използваеми активи, калкулатори на разходи и марж, анализ на документи, за да покаже колко дълго хората прекарват за всеки елемент, конфигурация, цена и оферта (CPQ ) инструмент и много други.
Докато работните пространства са достъпни за сътрудничество, множество потребители не могат да имат достъп и да работят по документ едновременно, което се чувства като недостатък. Въпреки това бизнес фокусът на PandaDoc ще се хареса на тези, които искат да управляват конкретно продажбите и финансите чрез своя мениджър на документи, нещо, което другите услуги, които сме обхванали, не предлагат.
5. Adobe Document Cloud
За цялостно управление на PDF
Причини за закупуване
+ Редактиране и управление на PDF файлове + опция за създаване + Обединяване на файловеПричини за избягване
-Ограничено до PDF файловеAdobe Document Cloud работи с патентован PDF файл, а не с редица често срещани типове файлове, както правят някои от горепосочените програми. В бизнеса обаче PDF файловете са повсеместни, така че има смисъл да разполагате със специален софтуерен пакет, който не само може да работи с тях, но и да позволява най-широк спектър от функции за редактиране.
Въпреки че много хора ще са запознати с PDF файла само за четене, Adobe Document Cloud позволява пълната гама от създаване и редактиране, дори със съществуващи PDF файлове. Има и допълнителни функции като възможност за обединяване на PDF файлове, защита с парола, както и esign PDF фокуси за връщане на споразумения.
Това прави Adobe Document Cloud едновременно много гъвкав и полезен като платформа за редактиране и управление на документи, позволявайки пълен контрол на вашите файлове по начини, които обикновените формати на документи или не поддържат.
Освен това, тъй като толкова много фирми сканират документи в PDF формат за своите цифрови архиви, това прави Adobe Document Cloud още по-важна част от гамата на вашия офис софтуер, дори ако използвате и други програми за различни задачи.
И тъй като документите могат да бъдат експортирани често в PDF формат от друг офис софтуер, това може да направи Adobe Document Cloud нещо като главен контролер за цялото ви редактиране и съхранение на документи.
- Прочетете пълния ни преглед на Adobe Document Cloud.
Помислете и за тези редактори на документи
Претоварване на документи във вашия бизнес? eFileCabinet е тук, за да помогне, като заснема, съхранява, управлява и споделя файлове. Той се предлага и като мобилно приложение, което позволява на потребителите да кликват и качват снимки на документи, след което могат да бъдат обработени и подадени.
Microsoft иска да се грижи за вашите драсканици и по-кратки текстове, както и за вашите по-дълги документи, с Една бележка поемане на Evernote в света на редактирането и управлението на бележки. Тези, които вече са добре вградени в екосистемата на Office, може да изберат версията на Microsoft.
Може би си мислите, че вече сме обхванали всичко, което можете да направите с документ, но не. Въведете специалист по електронен подпис DocuSign, което позволява на фирмите и техните клиенти бързо и лесно да подписват онлайн пълна гама от документи и формуляри, без да се налага обучение или допълнителен софтуер за инсталиране.
