Как да подготвим бизнеса си за дългосрочна работа от разстояние

Много компании изпитват най-драматичната промяна в начина, по който работим от десетилетия - ако не и в новата човешка история. Не след пандемията от 1919 г. светът преживя колосална и внезапна промяна в начина и начина на работа на служителите и как те се свързват помежду си.

Има намеци за някои добри новини. Някой ден ще се върнем към нормалното и има някои признаци, че пандемията отслабва в някои области. Има обаче и признаци, че пандемията се налага все повече на места като Франция и Япония. Едно е сигурно - служителите ще работят вкъщи в обозримо бъдеще и е разумно да разработят дългосрочни планове. Тези съвети могат да ви помогнат да разработите стратегия сега, вместо да се надявате, че проблемът отшумява.

1. Разработете стабилна стратегия за видео комуникация

Приоритет един, преди всичко друго, е да се заключите в инструмент за видеоконференции, който всеки използва. Това е първата стъпка, защото всяка компания трябва да разбере как да комуникира по начин, който възпроизвежда личния контакт. За това има причини за психичното здраве на служителите, причини за непрекъснатост на бизнеса - и финансови причини от гледна точка на компанията. Без стандартен начин за свързване чрез видео - независимо дали това е едно към едно, в по-малки групи или като цяла компания - ще има непосредствени проблеми. Любопитното е, че много компании все още не са правили това и разчитат на множество приложения за видео чат като Skype, Zoom и дори Apple FaceTime.

Проблемът е, че често няма стратегия за това как работи - кой има платени акаунти в организацията, дали има въведени стандарти за сигурност или дали приложението за видеочат работи на поддържани устройства. Често не се документира и комуникацията е малка, най-вече защото тази масивна промяна към отдалечена работа изненада толкова много от нас. Дори да има някои стандартни приложения и добра комуникация, това не е достатъчно стабилно, за да се справя с проблеми като общофирмена среща или метод за предаване на спешна информация.

2. Направете херметичен договор за работа на работника от дома

Правни експерти казаха.com, че договорът за дистанционна работа вече не е задължителен. Проблемът е, че много компании не са имали такъв за всички работници преди пандемията или не са разгледали напълно проблема. Повечето са експериментирали тук и там с отдалечени работни условия, но не в този мащаб. Важно е да разработите договор като част от вашето дългосрочно планиране, като започнете с раздел за здравето и безопасността на служителите. Това ги защитава и изяснява позицията на компанията, но също така защитава работодателя по отношение на това доколко компанията е отговорна за благосъстоянието на служителите. (Според правни експерти, бизнесът все още трябва да гарантира, че служителят има безопасна и здравословна работна среда, дори от вкъщи.)

Договорът трябва да се разшири в много други области. Той трябва да отговаря на въпроси като: кой е отговорен за която и да е бизнес широколентова услуга и на каква цена? Ако бизнес лаптоп, издаден от служител, е повреден, кой трябва да плати ремонта и колко бързо? Колко часа трябва да работи служителят и колко гъвкава е подредбата по тяхно време през деня? Колкото повече договорът може да изясни какво означава работа от вкъщи, толкова по-добре. Също така е важно да не бързате с това споразумение - за дългосрочен сценарий работа от дома, където всички са отдалечени, договорът трябва да бъде достатъчно силен, за да издържи бурята в продължение на много месеци или дори година работа от разстояние.

3. Намалете приложенията и инструментите, които използвате за рационализиране на отдалечената работа

Едно от внезапните осъзнавания за много компании е, че те разчитат на твърде много бизнес приложения и услуги. Има компании, които са разрешили множество услуги за съхранение в облак като Dropbox и Microsoft Onedrive за различни екипи в допълнение към облачното хранилище, което предлагат, използвайки свой собствен център за данни или от Amazon. Това беше вече объркваща ситуация преди пандемията. Извинението на бизнеса беше, че помогна на работната сила да стане мобилна и да поддържа връзка.

Вече не. Изобилието от приложения, използвани от служителите (санкционирани от компанията или не), създаде още повече объркване и хаос, особено за вашето бюро за помощ и управление на ИТ. Не само е трудно да се поддържат толкова много приложения, но и служителите са объркани и по-малко продуктивни. В рамките на един ден те могат да превключват между Microsoft Teams и Slack, да се включат в разговор в Skype и след това да използват Zoom на своя iPhone за друга среща. Създава забързана работна среда от дома. Вековната концепция за „стандартен работен плот“ изведнъж стана много по-важна дори за по-малките компании с нагласа „всичко върви“. Много по-добре е да се заключите в по-предсказуем набор от приложения и услуги.

4. Психично здраве

Има една последна точка, която трябва да направим относно дългосрочното въздействие на управлението на бизнес с отдалечена работна сила. От решаващо значение е да мислите за психичното здраве. Работата от вкъщи в продължение на седмица или две не е твърде драматична, но когато служителите работят отдалечено в продължение на месеци, това може да създаде напрежение и стрес, които не са съществували преди. Дори тези, които са работили от вкъщи в продължение на години или десетилетия, може да бъдат изненадани от въздействието на психичното здраве от работата у дома, когато нямате право да се срещате с хора в кафене или да пазарувате в търговския център като отдих.

Всяка дългосрочна стратегия трябва да се справи с този проблем. Може да има начини да внесете лекота в работния ден, да добавите допълнително време за мащабиране на срещите, за да „застреляте бриз“ или да пиете кафе заедно. Може да помислите за изпращане на допълнителни пакети за грижи на служителите или за провеждане на повече сесии във Facebook, вместо да се срещате само по Skype или Zoom.

Това не трябва да е малка добавка към вашата бизнес стратегия, а отпред и в центъра - как да държите служителите ангажирани и концентрирани, как да им давате адекватни почивки и маржове, как да развивате лични взаимоотношения и да се грижите за тях без постоянни работни очаквания. Служителите, които се забавляват заедно - дори от разстояние - работят по-добре заедно.