Много усилия са положени в Microsoft Teams, тъй като компанията го вижда като критичен компонент в тяхната функционалност за групов софтуер, което позволява на потребителите да комбинират усилията си чрез защитен централен комуникационен център творчески.
За да постигнат тази цел, екипите поемат четири основни бизнес функции и ги комбинират в единна единна платформа. Те включват съобщения, координация на срещи, гласови и / или видео разговори и накрая се интегрира в Microsoft Office 365 заедно с други важни за бизнеса инструменти, които използвате за подкрепа на вашия бизнес.
Следователно можете да общувате с индивиди или групи, да координирате срещи и дейности, да имате запис на цялата комуникация и да си сътрудничите по документи в рамките на работния процес на Екипите.
Нека да започнем с екипите и да преминем през как точно го използвате.
- Може да си говорите в чата на един от най-добрите ни лаптопи от 2022-2023 г.
1. Стартирайте екипи
Екипите могат да се използват на компютър директно от браузър, на мобилни устройства (Android и iOS) или чрез настолни приложения за PC и Mac.
Но за този урок ще използваме версията на браузъра. Тъй като съдържа същата функционалност и оформление като инсталируемото приложение.
За да използвате Teams, се насочете към това уеб местоположение https://teams.microsoft.com/start
Тук ще ви покани да се „регистрирате безплатно“ и единственото ограничение е, че трябва или вече да имате, или да създадете в момента акаунт в Microsoft.
Ако вече използвате бизнес версията на Microsoft Office 365, трябва също да виждате Teams като едно от стандартните приложения в работното пространство на Office.
След като предоставите акаунт и парола в Microsoft, ще бъдете помолени да кажете в каква среда ще използвате Екипи, като възможните опции са в училище, с приятели и семейство или в бизнес. Всяка опция леко персонализира екипите към тези профили, но основната технология е същата.
За това упражнение ние избрахме опцията „За работа“ по подразбиране.
С наличен акаунт и екипи, конфигурирани за това как ще го използвате, уеб версията ще ви предложи настолно приложение, ако такова е налично за операционната система на вашия компютър. Няма нужда да инсталирате това, но някои потребители са по-доволни от инсталиращите се приложения, които не зависят от браузъра.
Първата ни работа е да създадем първия си екип. Нека направим това сега.
2. Създайте екип
Основната структура на Teams е, както е предвидимо, „екипът“.
За да създадете или да се присъедините към екип, кликнете върху секцията Екип на страничната лента и след това поставете етикет в долния ляв ъгъл на приложението, където пише „Присъединете се или Създайте екип“. Ако вече съществуват публични екипи, ще видите представените, на които да кликнете, или можете да въведете код, за да се присъедините към частен екип.
В нашия пример нито едно от тях още не е налично. Получаваме само опцията „Създаване на екип“.
За тези бизнеси, които вече имат групи на Office 365, те могат да се използват като бърз начин за създаване на екип с прикрепени членове, но ние ще изградим такъв от нулата, като изберем тази опция от първия вход.
След това трябва да решите дали екипът е публичен, частен или за цялата организация. Всеки може да се присъедини към публичен екип, частният е само за покани и Org-wide автоматично добавя всички в бизнеса.
След това можете да решите как ще се нарича екипът, да му дадете описание и да потвърдите какъв тип е. Ако имате частен екип, който по-късно решите да бъде публичен или за цялата организация, тогава като създател на екипа можете да го промените по-късно, ако желаете.
Но за да бъдат полезни екипите, той трябва да съдържа не само вашето име и данни, но и тези на останалите членове на екипа. Нека добавим тези следващи.
3. Добавяне на членове на екипа
Има многобройни начини да добавите хора към екипи, но най-простият е да им изпратите имейл връзка, която да ги запише, след като щракнат върху нея. Или можете просто да добавите имейл адреса им директно в Teams.
Можете също да импортирате имена и имейл адреси от други приложения, които съдържат тези данни, като Outlook, People или друго хранилище за контакти.
След като екипът има някои хора, свързани с него, той ще се появи в списъка с екипи и можете да прегледате членовете му и всяка дейност.
По подразбиране той има само една тема на дискусия „Общи“. В Екипи тези подраздели към Екип се наричат Канали и сега ще добавим един от тях и ще започнем разговор.
4. Добавете канал
Информацията, необходима за канал, е като екип. Той има заглавие, описание и можете да кажете дали е стандартен или частен. Последната опция е много полезна, ако искате да влезете в личен разговор с друг член на екипа, но избягвайте другите да го виждат.
След като каналът бъде създаден, можете да добавяте публикации, да зареждате файлове и да взаимодействате с други в екипа.
Създадохме канал, наречен „Ваканционни приключения“, и след това добавихме няколко уеб страници и кратко съобщение за канала. Всеки член с достъп до този канал може да бъде предупреден, ако се публикува ново съдържание, а също така можете да се обърнете към хората в публикациите, като поставите знак @ и след това имената им.
5. Разговори по канала
Чатът в канал не е като нормален чат, където казаното е изключително между две страни, това е по-скоро като силна дискусия в офис с отворен план.
В нашия пример членът на екипа Дзен говори с Марк, съобщението се изпраща на Марк, но всички останали могат да видят разговора. Въпреки това, само Марк получава предупреждение, че е във фокуса на коментар. Този подход позволява много хора да бъдат предупредени чрез съобщение и всички да са наясно с казаното, ако имат отворени екипи или са активирани сигнали.
Интересното е, че дори и да не сте споменати, пак можете да отговорите на публикация в канал, може би, за да кажете „Марк е излязъл за деня, може би е забравил срещата ви?“.
6. Време за видео чат
В долната част на панела от дясната страна има ред икони, които позволяват на разговорите да имат по-богато съдържание, отколкото само думи, и заедно с тях, най-важната икона в Meet.
Приличайки на видеокамера, иконата има етикет „Meet Now“, ако задържите курсора на мишката върху нея и по подразбиране тя инициира среща с видео.
След като кликнете върху него, ще имате възможност да деактивирате видеоклипа, ако предпочитате, и също така да дадете тема на срещата. След като направите този избор, можете да кликнете върху „Запознайте се сега“ и да започнете срещата, дори ако в този момент вие сте единственият присъстващ.
По време на срещата в ход трябва да можете да видите себе си и да видите малък контролен панел, който ви позволява да заглушите звука, да деактивирате видео, да разпространявате файлове на присъстващите, да показвате чат и също така да виждате кой присъства.
Можете също да споделите вашия работен плот или да използвате функционалност на бяла дъска, за да коментирате снимка или презентация, които може да обсъждате.
7. Управление на канали
Ако се присъедините към канал и след това по някаква причина решите, че той не съдържа нищо подходящо за вас, тогава можете да изтриете канала. Но имайте предвид, че всички разговори, записи на срещи и всичко останало, свързано с този канал, ще бъдат изтрити и вие ще промените решението си и ще си го върнете.
Единственото изключение за изтриване е, че всички прикачени файлове ще бъдат запазени в Sharepoint, дори и след премахването на канала.
Очевидно е, че ако изтриете канал, създаден за среща, която не се е случила, или проект, който никога не е стартирал, тогава това е добре. Но бъдете внимателни при премахването на канали, които може да ви трябват в даден момент, дори и да не е веднага.
8. Добавяне на повече функционалност
Представената от нас версия на Teams е основната функционалност на този продукт, но можете да добавите всякакви функции и интеграции към Teams в зависимост от продуктите, които използвате на работното място.
Добър пример за тази разширяемост е, че много компании ще стартират Office 365 с облачен календар, а тези, които го правят, ще видят допълнителна икона вляво „Срещи“. Това позволява да се насрочват срещи в бъдеще и информира всички, ако четът е преместен или впоследствие отменен.
Microsoft Teams също така осигурява връзки с широк спектър от бизнес продукти на трети страни като KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote и много други. Ако сериозно се отнасяте към използването на Teams, струва си да поговорите с вашите ИТ специалисти относно допълнителната функционалност, която можете да активирате с Microsoft Teams.
- Най-добрите браузъри за 2022-2023 г.: най-бързите и безопасни начини да влезете онлайн