С фирми като Google, Microsoft, Apple и Dropbox, предлагащи гигабайти или дори терабайта онлайн съхранение, залепването на всичко в облака е привлекателна идея - особено ако използвате много устройства или имате нужда от достъп до компютърни неща на мобилния си телефон на таблет.
Въпреки че наистина не можете да използвате облачни услуги като основно хранилище на основния си компютър или Mac - те просто копират това, което запазвате, на локалния си твърд диск или преносим SSD - можете да използвате папките им като хранилище по подразбиране за документи, снимки и други видове файлове - и след това можете да получите достъп до някои или всички тези файлове от други компютри, мобилни телефони и таблети, като отворите отделни файлове или синхронизирате определени папки. Но разумно ли е да поставяте важните си данни в облака? Ето десет неща, над които да помислите.
Прочетете повече: Sage Business Cloud Accounting
- Най-доброто облачно съхранение за 2022-2023 г. онлайн: безплатни, платени и бизнес опции
- Съставихме и списъка с най-добрите онлайн услуги за съхранение на снимки
- Препоръчително е да запазите локално копие на вашите файлове, така че проверете най-добрите ни NAS
Изберете правилния облак
Различните услуги имат различни изисквания, така че докато Dropbox, Google Drive и OneDrive работят на почти всичко, iCloud се нуждае от Mac, работещ поне с Yosemite и / или iOS устройства, работещи поне с iOS 8 - и докато има iCloud клиент за Windows, има не е такъв за Android или други мобилни платформи. Важно е да помислите за устройствата, с които може да искате да споделите и да проверите дали има налични приложения за тези устройства.
Не влагайте вярата си в свобода
Хубаво е да получавате неща безплатно, но безплатно идва без гаранции - условия, функции и опции могат и понякога се променят с малко или никакво предизвестие, капацитетът има тенденция да бъде доста ограничен и няма такова нещо като гарантирана наличност без цена прикрепен етикет.
Това не означава непременно, че трябва да бързате и да харчите пари, тъй като много платени услуги се предлагат в пакети с други покупки. Например абонатите на Office 365 получават купища облачно хранилище (цял терабайт) като част от своя пакет.
Защитете телефона си
Ако ще споделяте или синхронизирате с мобилните си устройства, защитете ги с ПИН или пароли; няма смисъл да спазвате строга сигурност на компютъра си и след това да оставяте телефона или таблета си отворени, за да може някой да има достъп до вашите неща.
Националното звено за престъпления в Обединеното кралство на Великобритания казва, че повече от 300 000 телефона се губят всяка година, но това е само за тези, за които се съобщава, че претендират срещу застраховка - реалната цифра е много по-висока. Ако някой получи телефона ви, може ли да има достъп до вашите неща? Уверете се, че не могат да отнемат никакво време.
Знайте какво е безопасно за съхранение
Единственият абсолютно положителен, категорично гарантиран начин да се гарантира, че нещо не може да бъде получено от интернет, е да се гарантира, че никога няма да отиде близо до интернет. Въпреки че рискът от загуба или кражба на данни от добре познати облачни услуги може да е отдалечен, все пак е възможно и нещо, върху което трябва да помислите - особено ако съхранявате работни файлове с лични данни на хората, тъй като Законът за защита на данните казва, че данните трябва да бъде адекватно защитен. Не искате вашите планове за световно господство да попаднат във вражески ръце? Използвайте криптиране на файлове за всичко, което поставяте в облака.
Включете 2FA
Една проста комбинация от потребителско име и парола не е достатъчна, за да запази сигурността на вашето облачно хранилище, поради което основните доставчици на облачни хранилища предлагат двуфакторно удостоверяване или накратко 2FA. 2FA използва втора форма на проверка, за да се увери, че вие всъщност сте вие, най-често чрез изпращане на код на друго устройство, като например вашия смартфон или таблет. 2FA се предлага и за онлайн услуги като съхранение на имейли и снимки и е много добра идея да го активирате и за тези.
Винаги имайте резервно копие
Въпреки че много услуги правят всичко възможно, за да защитят вашите данни, винаги съществува риск нещо да се обърка - и колкото по-важен е файлът, толкова по-важно е да имате резервно копие от него. Това може да означава качване на снимки в две различни облачни услуги (нещо, което е автоматично, ако инсталирате, да речем, Flickr на iOS устройство за споделяне на iCloud и включите автоматичното качване на Flickr, така че и Flickr, и iCloud получават всяко изображение), или просто редовно синхронизиране и архивиране на ключови файлове.
Проверете какво свързва
Услуги като Dropbox и Google Drive ви позволяват да видите точно какви устройства са се свързвали с вашия акаунт, така че например Dropbox ви позволява да видите с какви уеб браузъри са свързани в момента и какви конкретни компютри, Mac и мобилни телефони сте дали достъп до вашия сметка.
Ако има устройство, което не е ваше или което вече нямате, можете да прекратите връзката на устройството, за да отмените достъпа му. Списъкът с устройства няма да включва хора, на които сте изпратили връзки за споделяне, като публични URL адреси на Dropbox; тя обхваща само устройства с достъп до вашия акаунт.
Отнемете достъпа до приложението
Облачното съхранение не се свързва само директно с устройства - то може да се извиква и от приложения на трети страни, така че например може да искате прикачени файлове на Google Drive във вашия имейл софтуер, файлове OneDrive в документите на Office или да свържете Dropbox с IFTTT.
За пореден път таблото за управление на акаунта ви позволява да видите какви приложения имат достъп и да отнемете достъпа на всичко, от което не се нуждаете. Колкото по-малко приложения имат достъп до вашия акаунт, толкова по-вероятно е този акаунт да остане.
Не надвишавайте надбавката си
Едно от най-честите приложения на базирания в облак софтуер е да се осигури достъп между устройства, така че например може да искате iCloud документи от вашия Mac да са налични на вашия iPad или файлове OneDrive от вашия компютър на вашия, погрешно, Windows Phone.
Това е чудесно, но бъдете внимателни, ако използвате мобилен план за данни с месечен лимит на трафика - твърде много споделяне и синхронизиране на файлове може лесно да пробие ограничението на честотната лента, да забави връзката ви или да доведе до допълнителни такси. Ако акаунтът ви е ограничен, ограничете това, което споделяте, или синхронизирайте само когато мобилният ви телефон има Wi-Fi.
Поддържайте данните си за плащане актуални
Ако имате платен акаунт в облак и подновяването не преминава, не е нужно да се паникьосвате - подходът на Dropbox е доста типичен, като акаунтите са понижени до безплатни основни акаунти, но файловете остават недокоснати.
Това, което се променя обаче, е възможността за синхронизиране - ако платеният ви акаунт е съборен до основен, безплатен акаунт, това може да означава, че мястото за съхранение намалява от 1TB на само 2GB. Ако вашите файлове надхвърлят това, няма да можете да синхронизирате нищо ново, докато не се абонирате отново за платения акаунт.
Бонус съвети: Как да изберем доставчик на облачно хранилище / облачно архивиране?
Алекс Фаджоли, главен изпълнителен директор на Tectrade, ни даде няколко полезни съвета как да изберем доставчика на облачно хранилище или услуга за архивиране, който да отговаря на вашите бизнес нужди
1. Познайте текущата си система
Преди да вземат решения за покупка, свързани с ИТ, мениджърите трябва да одитират напълно своите системи, за да получат пълно разбиране на техните изисквания и да оптимизират това, което имат в момента. Повечето големи компании имат хибридни инфраструктури, включващи вътрешни центрове за данни, частни облаци и поне една обществена облачна услуга, но много ИТ отдели не знаят какво точно се случва под софтуера и услугите, които управляват бизнеса. Доставчикът на облачно хранилище може да предостави лъскава стъпка на продажбите, но освен ако не знаете точно как ще играе във вашата съществуваща система, не си струва да се обмисля.
2. Търсете стойност
ИТ мениджърите изпитват голям натиск да постигнат стойност на разходите, като същевременно подобряват производителността и осигуряват подкрепа. Последните проучвания за разходите за ИТ показват, че само 7 процента от ИТ бюджета на организацията се изразходват за архивиране и възстановяване - много малка сума, като се има предвид значението му за поддържане на бизнеса. Ето защо е важно да се уверите, че бизнесът се възползва максимално от бюджета, който има за архивиране и възстановяване. Опитайте се да намерите доставчик, който предлага заплащане, докато използвате или плащате, докато растете модел на потребление, за да оптимизирате разходите.
3. Приоритизирайте работните натоварвания
По-голямата част от времето резервните копия ще се използват за извличане на стари версии на документи или случайно изтрити файлове, но основната им цел служи за възстановяване и работа, ако сте извадени офлайн. За редовен потребител те вероятно могат да си позволят да останат без лаптопа си за няколко часа, докато възстановяват от резервно копие. Въпреки това, всяко загубено време за бизнес е загубени пари и е от съществено значение да се изпълняват жизненоважни задачи бързо. Потърсете доставчик, който работи с вас, за да даде приоритет на работните натоварвания и да гарантира, че те могат да бъдат възстановени ефективно.
