Най-добрият софтуер за управление на документи (DMS) прави управлението на вашите файлове, както онлайн, така и офлайн лесно и ефективно.
Най-добрият софтуер за управление на документиЩракнете върху връзките по-долу, за да отидете на уебсайта на доставчика:
1. Шаблон
2. M-файлове
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Управлението на документи става все по-важно, тъй като концепцията за безхартиен офис се превръща в ежедневие, особено с нарастването на услугите за съхранение в облак.
Това означава, че вместо да се налага да държите хартия в неудобни картотеки, документите вече могат да се съхраняват сигурно онлайн. Не става въпрос обаче само за архивиране на информация, колкото за улесняване на целия процес на управление на документи, обхващайки всичко от маркови шаблони, подобряване на работните потоци, работа с инструменти за сътрудничество, както и възможност за сортиране на понякога техническа информация. И това е отгоре на общите задачи за редактиране и управление на документи.
Добрият софтуер за управление на документи (DMS) също трябва да може да работи с различни типове цифрови файлове, не само от офис софтуер, но също така и приложения за водене на бележки, технически планове, изображения и дизайни и всичко друго, което бихте могли да си представите по-рано, отпечатано върху хартия, включително от наследени файлови формати. В наши дни ще се погрижи и за създаване на софтуер за документи.
Въпреки това много доставчици и изпълнители все още ще се занимават с хартия, така че всеки DMS трябва да има решение за сканиране на документи, често работещо като самостоятелен или част от софтуерния пакет за сканиране на OCR, така че всички такива хартиени фактури, касови бележки или други документите могат да се сканират, за да може да се архивира цифрово копие, докато хартиената версия се рециклира.
Офисът без хартия идва отдавна, но най-накрая е тук за тези, които искат да го приемат. Ето тогава са най-добрите софтуерни решения за управление на документи.
- Представихме най-добрите алтернативи на Microsoft Office.
1. Шаблон
Всичко в едно решение за управление на документи
Лесен за използване интерфейсОбширни функцииМобилни приложенияАвтоматизирани проверки за съответствиеTemplafy е един от най-добрите инструменти за управление на документи там. Системата има за цел да интегрира основни офис пакети и решения, използвани от бизнеса ежедневно.
Ако има нещо, което може да ви разочарова, трябва да създадете документи за марка с помощта на различен софтуер. Това може да отнеме много време и да бъде фрагментирано, но Templafy може да помогне. С него можете да създадете набор от файлове в системата и да ги управлявате от една емисия.
Софтуерът е съвместим с редица устройства и използва облака, за да ви позволи достъп до всичките ви документи на компютри, таблети и смартфони. Има и автоматични проверки за съответствие и можете лесно да давате обратна връзка и на служителите.
За ценовата оферта се изисква контакт и не е изненадващо, че точната цена зависи от броя на избраните потребители, функции и добавки.
2. M-файлове
Софтуер за документи, който открива дублиране
Удобни интеграцииМобилни приложенияСигнали за документиЩо се отнася до управлението на документи, M-Files има за цел да подобри вътрешните работни потоци и да гарантира, че важна информация е защитена по всяко време. Неговите клиенти включват много големи корпорации като Comcast и Yokohama.
Има един сейф за множество файлове и можете лесно да ги намерите по клиент, проект, дата, състояние или други критерии. Софтуерът има за цел да избегне дублиране - доста често се стига до две копия на един и същи отчет или евентуално повече.
M-Files ще ви предупреди, ако документ е бил записан два пъти, като анализира имена и данни за проекти. Получавате и някои страхотни интеграции, включително Microsoft Office и Salesforce CRM.
Налице е безплатна пробна версия, но цените не са посочени на сайта, така че трябва да се свържете за оферта.
3. DocuWare
Организацията на документите се премества в облака
Обхваща пълен набор от задачи за документиОблачно съхранениеМобилна поддръжкаСкрито ценообразуванеDocuware използва облачен подход към управлението на документи. Той интегрира съхранение в облак и автоматизация на офиса, за да създаде цифрово работно място. Този безхартиен подход към пълния спектър от офис задачи е друг пример за цифровата трансформация, която движи много процеси в наши дни.
Docuware предлага услуги за създаване на „облачен работен поток“, когато става въпрос за документи. Той позволява да се закупуват услуги в малък мащаб, ако е необходимо, и след това, когато се създават сценарии за използване и се гарантира надеждност, услугата може да се мащабира за по-голямо внедряване.
Предлагат се и мобилни приложения, които могат да се интегрират в този работен процес, като улесняват подобно сканиране на разписки в движение, одобряват фактури за бързо плащане и подписват формуляри директно на устройството.
Докато Docuware предлага демонстрация и безплатен пробен период, цената, разбира се, зависи от избраните услуги, поради което се изисква бъдещият купувач да се свърже за персонализирана оферта.
Безплатен пробен периодАктуализация: Docuware вече предлага безплатна пробна версия в партньорство с. Щракнете тук сега, за да заявите. Вижте сделката
4. MasterControl
DMS се фокусира върху спазването
Оптимизиран за мобилни устройстваПоддържа се от регулаториГлобални стандартиВ рамките на големите организации често има процеси и разпоредби, въведени, за да се гарантира, че документите са съвместими и следват фирмените насоки. Но когато имате много файлове, може да е трудно да спазвате такива правила.
Софтуерът за управление на документи MasterControl, който се използва от някои от най-големите регулаторни органи в света, е софтуер за управление на документи, който адресира сложни разпоредби и стандарти по целия свят. Целта му е да намали разходите за съответствие и да увеличи вътрешната ефективност.
Системата напълно автоматизира маршрутизирането, доставката, ескалацията и одобрението на жизненоважни документи. Той също така разполага с централизиран, защитен архив, където можете да съхранявате и търсите бизнес файлове.
Няма индикации за безплатен пробен период и ценообразуването изисква свързване с компанията за оферта.
5. XaitPorter
Облачно базирано сътрудничество в най-добрия случай
Напълно оптимизиран в облакИнтелигентни функции за сътрудничествоИнтеграция на SalesforceАко търсите облачно решение за създаване на документи, тогава определено трябва да проверите XaitPorter.
Страхотното в тази система е, че е изключително гъвкава. Можете да си сътрудничите и да работите по документи с колеги едновременно и можете лесно да споделяте обратна връзка помежду си. Той също така управлява всички аспекти на работния процес, така че не е нужно да се притеснявате за форматиране, номериране и оформление.
XaitPorter има някои полезни трикове и по отношение на интеграцията. Софтуерът може да работи с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText и Dropbox. И в момента се използва от над 45 000 фирми по целия свят.
Въпреки че има налична демонстрация, няма безплатна пробна версия и ценообразуването изисква да се свържете с нас за оферта.
Други DMS платформи за разглеждане
Въпреки че има редица специализирани платформи за офис и документи, които бихме могли да споменем, не на последно място Office 365, LibreOffice и Adobe Document Cloud, те са по-фокусирани върху създаването на документи и управлението им, вместо върху управлението и съхраняването на документи от множество източници и формати. Затова ще продължим този списък, като представим някои от другите DMS решения, които си струва да се обмислят:
Samepage е малко по-различно от стандартното управление на документи, тъй като става дума по-скоро за създаване на един фокусен център за всички комуникации, проекти и инструменти за споделяне на документи. Целта е да се опрости всичко в едно приложение, вместо да има множество софтуерни приложения за различни задачи. Интерфейсът е прост и лесен за използване, като в основата му е вградено сътрудничество. В това отношение прави Samepage потенциално гъвкаво решение за покриване на множество нужди.
Dokmee се рекламира като решение за управление на корпоративно съдържание, за да организира, защити и управлява файлове. Той поддържа редица формати на документи, а също така предоставя изображения на документи и улавяне на данни като част от своята услуга. Всичко може да бъде индексирано интелигентно с помощта на AI, като файловете се подпечатват автоматично за индексиране, както и маршрутизация, базирана на правила, за да се улесни съхранението и архивирането, което се прави чрез защитен хостинг в облака. Както се очаква, сътрудничеството се поддържа, като се предоставят разрешения и възможности за одит за по-лесно управление на файлове.
eFileCabinet е софтуерно решение за управление на документи, което използва интелигентна автоматизация за организиране, именуване и съхраняване на файлове според тяхното съдържание. Налични са шаблони за персонализиране на дървото на папките с документи в цялата ви система. Разрешенията, изтичането на файловете / папките и известията също могат да бъдат настроени за споделяне на файлове и за изпращане на заявки за файлове, като всичко това се извършва с помощта на защитен URL адрес. Общите правила за достъпност също могат да бъдат създадени в съответствие с фирмената политика.
Abbyy са може би най-известни със своите четци на файлове и услуги за сканиране, но те също така предоставят услуга за архивиране на цифрови документи, която позволява сигурно съхранение и използване на документи. Достъпът може да се проследява и регистрира, а съществуващите документи могат да се използват повторно и да се редактират, както е необходимо за преиздаване. Мета ключовите думи могат да се прилагат за лесно търсене върху нормалните функции за търсене и да се разпространяват лесно чрез мрежата или имейла, ако е необходимо. Едно потенциално ограничение е, че услугите на Abbyy са създадени предимно за съхраняване на документи в PDF формат.
- Представихме и най-доброто съхранение на документи в облак.
